Wie führt man Projekte zum Erfolg?

Fast jedes sechste Unternehmens-Projekt scheitert. Die Gründe dafür sind vielfältig und umfassen u.a. eine unklare Zieldefinition, fehlende Ressourcen, unzureichende Projektplanung und Mangel an qualifiziertem Personal.

Wenn man die Frage "Welche Erfolgsfaktoren gibt es für Projekte?" beantworten will, ist es keine schlechte Idee die Frage zunächst in "Woran scheitern Projekte?" umzuformulieren. Laut einer empirischen Studie des Personaldienstleisters Hays (1) im Jahr 2015 scheitert fast jedes sechste Projekt in Unternehmen. Für die Studie wurden Führungskräfte und Verantwortliche aus den drei zentralen Fachbereichen IT, Research & Development/ Produktionsplanung und Finance & Accounting befragt. 72 Prozent der Befragten gaben eine unrealistische Projektplanung, 67 Prozent das Nicht-Treffen von wichtigen Entscheidungen und 64 Prozent eine mangelnde Kooperation von beteiligten Fachbereichen als Grund für das Scheitern von Projekten an. 

Eine Studie der Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V. (GPM) und der PA Consulting Group von 2008 (2) kommt zu dem Schluss, dass starke und in die Organisation integrierte Projektleiter, klare Ziele und eine gute Kommunikation am relevantesten für den erfolgreichen Abschluss von Projekten sind. Laut den Studien der GPM von 2006 und 2004 (3) geben Projektmanager als Gründe für die Nicht-Erreichung von Zielen im Rahmen von Projekten u. a. an: unklare Anforderungen und Ziele, fehlende Ressourcen bei Projektstart, unzureichende Projektplanung, Mangel an qualifiziertem Personal und Kompetenzstreits (Bereichsegoismen). Hier fällt auf, dass die ersten drei Gründe in den zeitlichen Bereich des Projektstartes (Projektvorbereitung) fallen und das es in den Projektteams stark "menschelt". Viele der angegebenen Gründe für das Scheitern liegen im zwischenmenschlichen Bereich. Erfolgsfaktoren wie die richtige Projektmanagement-Methode oder die Ausstattung mit einer bestimmten Projektmanagement-Software werden so gut wie nie erwähnt. 

Unklare Anforderungen und Ziele

Es leuchtet ein, dass eine unklare Formulierung der Projektziele und der Anforderungen den Projekterfolg unterlaufen. Als Erfolgsfaktoren werden hier klar festgeschriebene Prozesse für die Zielvereinbarungen, klare Projektanforderungen/ Ziele zwischen Projektleiter und Management und die durchgehende Klarheit über Projektziele für das gesamte Projektteam angegeben. Zudem sollte die Zielkontrolle durch ein konsequentes Change-Request Management (Änderungsmanagement) erfolgen (2). Eine Änderungsanforderung (4) ist eine formale Anforderung einer Änderung beispielsweise des Projektziels, eines Teilziels oder der Abläufe zur Erreichung des Ziels. Änderungsanforderungen zwingen die Projektleitung und das Team die Einzelheiten der beabsichtigten Änderung zu durchdenken und helfen so beim Management der innewohnenden Risiken der Änderung. Mit dem Kunden muss ein klarer Anforderungskatalog erstellt werden, damit klar ist, was zu leisten und was nicht zu leisten ist. 

Unzureichende, unrealistische Projektplanung

In der Hays-Studie wird als einer der Gründe für das Scheitern von Projekten eine unrealistische Projektplanung angegeben. Zwischen Wunsch und Wirklichkeit klafft oft eine große Kluft. Der Grat zwischen hohen Erwartungen und unrealistischen Zielen ist schmal. Wichtig ist, dass erst einmal klare Ziele und Anforderungen definiert werden, der beste Weg zur Zielerreichung gewählt, die Ressourcen bestimmt und die Arbeitspakete der einzelnen Teammitglieder abgeschätzt werden (5). Welche Änderungen können entstehen und welche nicht klar vorhersehbaren Einflüsse (z. B. Einwirkungen von Stakeholdern) könnte es geben? Sind die Einschätzungen von Deadlines zu optimistisch? Existieren genügend Ressourcen? An einem Projekt sind viele Seiten beteiligt bzw. betroffen. Manchmal üben Stakeholder einen gewaltigen Zeitdruck aus. Man sollte diesem allerdings nicht nachgeben, wenn diese Vorstellungen völlig unrealistisch sind. Mit der richtigen Risikomanagement-Strategie lässt sich üblichen Risiken wie unrealistische Zeitpläne, Änderungen am Projektumfang und Arbeiten, die über den ursprünglichen Projektumfang hinausgehen, vorbeugen. Letztendlich muss Raum für ungeplante Improvisationen gelassen werden. 

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Vermeiden von wichtigen Entscheidungen

Damit wichtige Entscheidungen im Projektverlauf auch getroffen werden können, muss der Projektleiter nicht nur entscheidungsfreudig sein, sondern er muss auch eine starke Position im Unternehmen als auch im Projektteam bzw. bei den Stakeholdern besitzen. Gemäß der Hays-Studie sollten zunächst Projektleiter mit der besten Eignung und mit sehr guten Soft Skills ausgewählt werden. Es muss ein klares Verständnis über den Projekterfolg zwischen Management und Projektleiter existieren. Zudem muss die Projektleitung eine wirkliche Entscheidungskompetenz auch bei Ressourcenkonflikten haben. Anreizsysteme (Karrierewege) sollten zudem für den Projektleiter existieren. 

Mangelnde Kooperation und Kompetenzstreits

Eine mangelnde Kooperation zwischen den Projektbeteiligten wirkt wie Sand im Getriebe eines Motors. Nichts läuft mehr "rund". Wichtige Energie und Motivation wird "aufgeraucht". Die Motivation aller Beteiligten sinkt zunehmend und der Projekterfolg rückt in weite Ferne. Gemäß einer GPM-Studie (6) tritt eine gute Kooperation besonders bei Projektmitarbeitern mit langjähriger Erfahrung und einer soliden Projektgröße (mehr als 50 Mitarbeitern) auf. Insbesondere bei wissensintensiven Projekten z. B. im IT-Bereich ist die Tendenz zur Kooperation geringer. Beziehungspflege wurde in erhöhtem Maße bei Personen festgestellt, die ausschließlich projektbasiert arbeiten und auch diese Verhaltensform tritt eher in nicht-wissensintensiven Projekten auf. Die Loyalität von Projektmanagern steigt mit langjähriger Projekterfahrung und dem Alter. Zudem ist sie in längeren Projekten größer. Das Projektmanagement kann kooperative Verhaltensweisen mit bestimmten Maßnahmen unterstützen. Dazu gehören Kick-Off-Veranstaltungen und Kennenlernen zum Projektbeginn, regelmäßige Projektveranstaltungen (Jour Fixes), kontinuierliche fachliche Kommunikation und gemeinsame Aktivitäten in der Freizeit. All diese Maßnahmen steigern den Projekterfolg.

Schlechte Kommunikation

Laut GPM (3) gehört eine schlechte Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten mit zu den bedeutendsten Gründen, warum Projekte scheitern. Daher sollte großer Wert auf einen offenen Kommunikationsstil nicht nur auf formaler Ebene (Berichtswesen und Dokumentation), sondern auch auf der informellen Ebene gelegt werden. Neben Tools wie Foren und Videokonferenzsystemen steigern "Orte der Kommunikation" wie Kaffeeecke, gemeinsames Projektbüro bzw. Besprechungszimmer den Projekterfolg in Unternehmen. Projektmanager und Projektleiter müssen unbedingt eine offene Kommunikation mit den Stakeholdern, Kunden und dem Projekt-Team pflegen. Sie sollten mit gutem Beispiel vorangehen. 

Mangel an Ressourcen und qualifiziertem Personal

Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor ist die Ressourcenplanung, die unbedingt schon vor Projektbeginn durch das Projektmanagement erfolgen muss. Personal, Geld und Zeit sind dabei die wichtigsten Ressourcen, damit ein Projekt überhaupt starten kann und letztendlich von Erfolg gekrönt wird. Dafür sollte in Unternehmen eine Wissensdatenbank angelegt sein, aus der das Management bzw. der Ressourcen-Manager die Fähigkeiten, die Verfügbarkeit, die Einschränkungen und den Standort der Fachkräfte ablesen kann (7). Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Ressourcen-Manager das beste Team durch eine Mischung aus Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Erfahrungen zusammenstellen kann.

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Literatur:

1 Von starren Prozessen zu agilen Projekten, Unternehmen in der digitalen Transformation, Eine empirische Studie von Pierre Audoin Consultants und Hays, 2015, Link 

2 Engel Claus, Tamdjidi Alexander, Quadejacob Nils, Projektmanagement Studie 2008 - Erfolg und Scheitern im Projektmanagement, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V., Link 

3 Erfolgsfaktoren von Projektmanagement, Projektmanagement Handbuch, Link 

4 Was ist eine Änderungsanforderung?, Freshservice, Link 

5 Bito Fachwissen, Mit der richtigen Vorplanung zum Projekterfolg, Link 

6 Kooperatives Verhalten in zwischenbetrieblichen Projekten, Abschlussbericht Forschungsauftrag der GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V., Juli 2011, Freie Universität Berlin, Link, 

7 10 Möglichkeiten der Verbesserung von Ressourcen-Management und -Zuweisung, November 2019, Kimble Applications Ltd., Link 

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