Unikanie przerw w pracy magazynu

Przerywanie procesów lub procedur w magazynie nie tylko kosztuje czas, ale prowadzi również do opóźnień w kolejnych procesach, takich jak wysyłka artykułów i dostawa do klientów. Przykładowo jeśli firma jest dostawcą just-in-time dla przemysłu motoryzacyjnego i jej produkcja, która zależy od dostaw zostanie wstrzymana, istnieje ryzyko poniesienia przez nią wysokich kar umownych. Opóźnione dostawy mogą zawieść zaufanie i lojalność klientów. Kwestia unikania przerw w pracy magazynu i wszelkich przestojów jest również silnie związana z optymalizacją procesów w magazynie. Ogólnie rzecz biorąc, można dokonać rozróżnienia między przerwami planowanymi i nieplanowanymi. Do zaplanowanych przerw w pracy magazynu należą np. przestoje związane z inwentaryzacją, a także z konserwacją maszyn, systemów i regałów. Z kolei nieplanowane przestoje mogą być spowodowane np. uszkodzeniem maszyn, awarią systemu zarządzania magazynem, przestojami w produkcji na wcześniejszych etapach lub nawet wypadkami i zwolnieniami lekarskimi pracowników. 

Zaplanowane inwentaryzacje magazynu bez opóźnień 

Inwentaryzacja na dzień bilansowy powinna być zawsze dobrze zaplanowana, przygotowana oraz przeprowadzona w sposób, który zapewni efektywność i zaoszczędzi czas. Koniecznym może okazać się, aby cała firma pracowała z wyprzedzeniem w celu stworzenia buforu czasowego oraz odporności na wszelkie zakłócenia procesów. Niezbędna też, może być dodatkowa praca. Najlepiej, jeśli tylko drobne rzeczy powodują niepotrzebne opóźnienia i zakłócenia procesów w dniu inwentaryzacji. Oczywiście przy planowaniu fizycznej inwentaryzacji należy zapewnić najpierw wystarczającą ilość personelu - tzn. pracowników i ewentualnie pracowników tymczasowych. Przed inwentaryzacją należy wyjaśnić, czy może być ona przeprowadzona w trakcie bieżącej lub zmniejszonej produkcji, lub czy firma musi zostać na ten czas zamknięta. Ile czasu przeznaczone jest na inwentaryzację i kiedy dokładnie powinna się odbyć? Należy przygotować obszary inwentaryzacji, tzn. uporządkować magazyn i obszar sprzedaży, zapewnić zestawienie zapasów i zadbać o ich zamówienia, umieścić uszkodzone towary oddzielnie, sprawdzić prawidłowe etykietowanie itp. (1). Ponadto należy przygotować i udostępnić narzędzia (np. listy zapasów i artykułów). Przy przeprowadzaniu inwentaryzacji warto również wykorzystywać specjalnie przeznaczonych do niej list kontrolnych. Rejestrowanie i sprawdzenie towarów powinno być wykonane co najmniej cztery godziny przed rozpoczęciem głównej inwentaryzacji. Natychmiast po zakończeniu zadania należy zamknąć obszary odbioru lub zabezpieczyć towar przed wyniesieniem. 

Korzystnym rozwiązaniem jest również przeprowadzanie stałej inwentaryzacji za pomocą systemu zarządzania magazynem (WMS). Warunek skrupulatnie prowadzonej ewidencji towarowej i odpowiednich rejestrów można najlepiej spełnić dzięki systemowi WMS. 

Wykonywanie prac konserwacyjnych 

Konserwacja systemów regałowych, wózków widłowych, automatycznych przenośników, automatycznych magazynów na drobne części (AKL) itp. powinna być przeprowadzana co najmniej raz w roku. Na przykład, zgodnie z „rozporządzeniem DGUV 108 - 007 Magazyny i urządzenia w punkcie 6 Inspekcje", firma musi zapewnić, aby regały i szafy z napędem mechanicznym oraz ich wewnętrzne wyposażenie napędzane takim napędem były kontrolowane przez eksperta pod kątem ich bezpiecznego stanu w miarę potrzeb, ale przynajmniej raz w roku (2). 

Różne terminy prac konserwacyjnych w magazynie powinny być zaplanowane i rozłożone w ciągu roku, tak aby w jak najmniejszym stopniu zakłócać procesy i przepływy pracy. Na przykład, jeden samochód ciężarowy należący do floty firmy może być serwisowany co miesiąc lub konserwacja wszystkich samochodów ciężarowych może być celowo łączona przez firmę - np. w weekend, w okresie świątecznym lub w sezonie urlopowym. W tym przypadku spadek wydajności może być zrekompensowany poprzez wykorzystanie dodatkowego wyposażenia. Taki sprzęt, który jest potrzebny dodatkowo (np. wózki widłowe) można wynająć od dostawcy. Oczywiście należy również odpowiednio dostosować zarządzanie harmonogramem pracy personelu w magazynie. 

Uszkodzenie maszyn, instalacji i wyposażenia 

Awarie maszyn i urządzeń mogą kosztować wiele czasu i pieniędzy. Jeśli jednak firma świadomie przewiduje wszelkie problemy, pomocne może okazać się wykorzystanie odpowiednio wcześniej zaplanowanych koncepcji awaryjnych. W niektórych przypadkach wskazana jest również redundancja komponentów. 

Przykładem może być awaria układnicy w korytarzu zautomatyzowanego magazynu. Aby zapewnić dostępność towarów w nagłych wypadkach, zaleca się rozdzielenie ważnych artykułów do kilku różnych korytarzy magazynowych. Tym sposobem możliwe jest uniknięcie przestojów w kompletacji zamówień i dostawie do klienta. Magazyny z wąskimi korytarzami nie powinny być wyposażone w szyny prowadzące, lecz szyny indukcyjne, tak aby w przypadku awarii wózka widłowego nadal możliwy był dostęp do palet podłogowych za pomocą ręcznego wózka paletowego. Z pewnością korzystne jest zapobieganie awariom i przestojom poprzez działania konserwacyjne, serwis maszyn (zarządzanie płynami, prace konserwacyjne itp.) oraz czyszczenie przemysłowe. 

W systemach zarządzania magazynem, ze względu na złożoność systemu i poważne konsekwencje awarii, konieczna jest redundantna konstrukcja krytycznych elementów sprzętu i oprogramowania. Również w technologii przenośników niektóre komponenty są zaprojektowane redundantnie ze względów bezpieczeństwa. 

Zapobieganie przerwom w produkcji 

Aby zapobiec ewentualnym przerwom w produkcji, niezbędne jest utrzymywanie w magazynie bezpiecznego poziomu zapasów oraz ważnych artykułów. Tylko w ten sposób można zapewnić płynną kompletację zamówień oraz dostawy do klientów bez żadnych zakłóceń. Oczywiście w celu uniknięcia przestojów w produkcji należy również zaopatrzyć się w odpowiednie półprodukty, komponenty, materiały pomocnicze, a także środki smarne. 

Zapobieganie opóźnieniom w dostawach 

Opóźnienia w dostawach od dostawców mogą również prowadzić do katastrofalnych skutków dla firm. Dlatego też dobrym pomysłem jest stała kontrola dostawców i wskazanie alternatywnych dostawców. 

Jak pokazał kryzys spowodowany pandemią koronawirusa, mogą się załamać również całe łańcuchy dostaw. Silna zależność od dostawców z Chin doprowadziła do „wąskich gardeł” i zastojów w wielu operacjach produkcyjnych i handlowych. Z tego właśnie powodu planowana jest intensyfikacja prac nad odpornością łańcuchów dostaw. Jednym ze sposobów może być znalezienie alternatywnych dostawców w innych krajach. Zwłaszcza w przypadku produkcji just-in-time w przemyśle motoryzacyjnym opóźnienia w dostawach mają katastrofalne skutki, ponieważ produkcja zostaje natychmiast wstrzymana. W tym wypadku warto ponowne przemyśleć metody i systemy produkcji. 

Zapobieganie absencji pracowników 

Pracownicy mogą być nieobecni z powodu choroby lub wypadku. W celu uniknięcia przerw w procesach i procedurach w magazynie, możliwe jest skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej. 

Ogólnie rzecz biorąc, ważne jest, aby firma poważnie traktowała kwestię zapobiegania wypadkom. W każdej firmie istnieją obszary, które powinny być zabezpieczone przed dostępem dla osób nieupoważnionych. Ponadto istnieje wiele niebezpiecznych stref, które należy całkowicie odgrodzić barierkami. Zapobieganie wypadkom i likwidacja stref niebezpiecznych należy do obowiązków właściciela firmy. W kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy, pracodawca jest przede wszystkim odpowiedzialny za zapobieganie sytuacjom stanowiącym zagrożenie dla życia i zdrowia pracowników. Prawo nakłada więc na pracodawcę podstawowe obowiązki. 

Unikanie zakłóceń podczas kompletacji zamówień 

Aby uniknąć zakłóceń podczas kompletacji zamówień, należy zawsze utrzymywać bezpieczną ilość towarów na magazynie. Jednak zbyt duże powierzchnie do składowania zapasów nie są wskazane ze względu na koszty. Podczas kompletacji zamówień powinno się ich unikać. Należy zatem dokładnie określić minimalny poziom zapasów w magazynie. Dobrze, aby zorganizowanie kompletacji przebiegało w sprawny sposób, unikając przy tym wszelkich zakłóceń (4). Ważna jest również kontrola dostawców i wyznaczenie alternatywnych dostawców. Ponadto należy zapobiegać utracie pracowników, np. poprzez zatrudnianie pracowników tymczasowych. 

W celu efektywnego magazynowania lub uniknięcia zakłóceń i błędów konieczne są standaryzowane procesy, takie jak jednolite oznakowanie miejsc magazynowych i jednostek transportowych, a także zastosowanie systemu WMS. Szczególnie pomocne może być wykorzystanie dziesięciu poniższych podejść (5): 

• Eliminacja przerw informacyjnych w procesach magazynowych. 

• Zapewnienie sprawnych procesów magazynowych od przyjęcia towaru, poprzez kompletację zamówień, aż do wydania towaru. 

• Zmniejszenie wysiłku związanego z wyszukiwaniem dzięki ustandaryzowanemu oznakowaniu i skróceniu czasu ścieżki towarów. 

• Wprowadzenie skutecznych mechanizmów kontroli w dziale towarów wychodzących. 

• Minimalizowanie rozbieżności w stanach magazynowych i zapobieganie błędnym załadunkom. 

• Zwiększenie dokładności zapasów. 

• Zapobieganie sytuacjom braku towaru w magazynie i podniesienie jakości dostaw towarów. 

• Odkrycie potencjału oszczędności energii. 

• Optymalizacja wykorzystania pojazdów piętrowych. 

• Zmniejszenie nakładów na komunikację poprzez przejście na elektroniczną wymianę danych (EDI), ewentualnie wprowadzenie systemu WMS. 

Literatura:

1 Inwentaryzacja: Jak odnieść sukces w inwentaryzacji przy minimalnym wysiłku, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Link 

2 Ekspertyza Bito, regulamin magazynów, link 

3 Bezpiecznie i zdrowo dzięki odgrodzeniu stref niebezpiecznych, Bito, Link 

4 Ekspertyzy Bito, 10 błędów, których powinieneś unikać przy zamawianiu, Link 

5 Wyzwanie dla efektywnego zarządzania magazynu Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards, Link