Dlaczego należy zminimalizować stany magazynowe?

Wiele firm utrzymuje nadmierne stany magazynowe dla poszczególnych artykułów. Dotyczy to na przykład towarów, które nie zostały sprzedane lub nie zostały sprzedane w wystarczającej ilości, produktów sprzedawanych wyłącznie sezonowo oraz artykułów o nadmiernie wysokim poziomie bezpieczeństwa. Wiele firm obawia się, że nie będzie w stanie zrealizować dostawy. Prowadzi to jednak do zaangażowania zbyt dużego kapitału w magazynie, zbyt wysokich kosztów magazynowania i spadku płynności finansowej firmy.

Zarządzanie zapasami magazynowymi jest bardzo ściśle związane z zarządzaniem asortymentem i portfelem. W każdym asortymencie znajdują się „top sellers” i „bottom sellers” lub, mierzone częstotliwością obrotu magazynu produkty o obrocie szybkim, powolnym i średnim. Ponadto poszczególne produkty w portfolio przechodzą przez kolejne etapy cyklu życia produktu. Mogą się one zmienić z Question Marks w gwiazdy, a następnie na Cash Cows i Poor Dogs. Niezwykle ważne jest, aby wiedzieć, gdzie znajduje się dany artykuł w cyklu produkcyjnym. Każda firma jest również zainteresowana posiadaniem jak największej liczby top sellerów, zdrowej liczby towarów o średnim obrocie, ale praktycznie żadnych bottom seller w asortymencie lub magazynie. W celu zwiększenia płynności i zmniejszenia kosztów magazynowania warto zatem przeprowadzić analizę ABC (obrót) i XYZ (częstotliwość obrotu magazynu lub równomiernośc) i konsekwentnie czyścić asortyment lub magazyn.

Optymalizacja stanów magazynowych to metoda zbalansowania ograniczeń lub celów inwestycji kapitałowych z celami dotyczącymi poziomu usług w szerokim zakresie pozycji artykułów (SKU), przy uwzględnieniu popytu i wahań popytu i podaży. Podstawowym celem zarządzania zapasami jest minimalizacja kosztów zapasów i związana z tym redukcja zaangażowania kapitału, jak również zapewnienie zaopatrzenia działów i klientów w wymagane materiały w sposób ukierunkowany, przy jednoczesnym uniknięciu kosztów niedoboru w trakcie przestojów produkcyjnych lub opóźnień oraz zapewnieniu terminowej dostawy (1). Optymalny stan magazynowy musi zatem spełniać wszystkie te wymagania.

Szczególnie w KMU, pracownicy i kierownictwo często nie są świadomi dokładnego poziomu stanów magazynowych. Gromadzą się stany magazynowe (surowce, materiały, wyroby gotowe), które niepotrzebnie angażują kapitał i generują koszty. Dzięki usprawnieniu działań można zaoszczędzić miejsce i koszty wynajmu powierzchni magazynowej. Ponadto dochodzą do tego zbędne koszty operacyjne, konserwacyjne i osobowe. Zbyt mały magazyn prowadzi do zwiększenia płynności finansowej. Dzięki zwolnionemu kapitałowi można spłacać kredyty lub dokonywać inwestycji.

1. Przede wszystkim należy zainicjować inwentaryzację stanów magazynowych lub wykorzystać dane z ostatniej inwentaryzacji, jeśli nie została ona przeprowadzona dawno temu.
2. Następnie oceń zakupione części, wyroby gotowe i półprodukty według cen (ceny zakupu/ceny nabycia). Aby ocenić stan zapasów magazynowych, należy wykorzystać kluczowe dane magazynowe, takie jak średnie stany magazynowe, wartość zapasów, średni czas przechowywania, częstotliwość obrotu zapasami, zasięg magazynu i stopę procentową magazynu. Definicje kluczowych danych można znaleźć w każdym dobrym podręczniku lub w Internecie.
3. Zwolnij swoje stany magazynowe od źle sprzedających się towarów (recykling, nota uznaniowa dostawcy, specjalna amortyzacja i złomowanie)
4. Zoptymalizuj pozostałe zapasy. W przypadku materiałów i towarów o wysokiej wartości zapasów optymalizacja jest najbardziej opłacalna, ponieważ nawet nieco wyższe zapasy prowadzą do szybkiego wzrostu zaangażowania kapitałowego. Optymalny stan magazynowy jest osiągany dzięki analizie ABC-XYZ (segmentacja stanów magazynowych), dzięki dostosowaniu sposobu zamawiania (optymalna ilość i czas zamawiania) oraz maksymalnym ilościom cennych części. Optymalnym stanem magazynowym jest ekonomiczna wielkość stanów magazynowych, która prowadzi do minimalnych, istotnych kosztów całkowitych (składających się z kosztów magazynowania i kosztów zaopatrzenia) przy danym stopniu gotowości do dokonywania dostaw.
5. W przypadku części o wysokiej wartości magazynowej, należy wprowadzić optymalną dostawę, która spełni Twoje wymagania (dostawa w pobliżu miejsca zastosowania).
6. W przypadku części nabywanych należy stale poszukiwać u dostawców lepszych i/lub optymalnych warunków.
7. Stale monitorować stany magazynowe i płynność - najlepiej za pomocą odpowiedniego oprogramowania do planowania płynności i systemu ERP.

Oczywiście zależy to od indywidualnego modelu biznesowego i gotowości do uzależnienia się od innych firm. Istnieją jednak możliwości, aby nie utrzymywać żadnego lub prawie żadnego zapasu. Należą do nich dostawy just-in-time, rozwiązania typu dropshipping oraz zasady produkcji, takie jak „Make to Order (MTO)”. Przy dostawie just-in-time, materiał lub półprodukt do produkcji jest dostarczany dokładnie wtedy, kiedy jest potrzebny (patrz również: Toyota Production System, TPS). Ale również dealerzy, tacy jak dealerzy komputerowi, zamawiają coraz częściej w sposób związany ze zleceniem (zamówienia just-in-time). Mało kto obciąża się drogimi magazynami. Nawet dystrybutorzy mają zazwyczaj tylko kilka dobrze sprzedających się produktów w mniejszych ilościach w magazynie. Przy dropshipping produktów można całkowicie zrezygnować z magazynów, ponieważ poszczególni dostawcy lub producenci przejmują dostawę i ewentualnie również produkcję towarów. W przypadku MTO, zlecenie klienta jest czynnikiem uruchamiającym produkcję. Przechowywane są często używane materiały i komponenty, ale dalsze przetwarzanie na towary o wyższej wartości ma miejsce dopiero po złożeniu zlecenia przez klienta. MTO jest zazwyczaj organizowane jako produkcja jednostkowa lub małoseryjna. Poziom zapasów jest stosunkowo niski, co oznacza, że spełnienie wymagań klienta często wiąże się z dłuższym czasem dostawy. Z asortymentu w magazynie przechowywanie są tylko top sellery lub artykuły o szybkim obrocie. Wszystkie inne artykuły produkowane są przy dostępnym planowaniu wstępnym i/lub przy zleceniu klienta. Ze względów bezpieczeństwa należy wprowadzić zarządzanie ryzykiem związanym z zapasami.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat minimalizacji stanów magazynowych, strategii magazynowania i techniki magazynowania, przewodnik BITO dostarczy Ci najważniejszą wiedzę specjalistyczną na wszystkie ważne tematy z zakresu intralogistyki. Prosimy również o kontakt z naszymi ekspertami w dziedzinie techniki magazynowania poprzez formularz kontaktowy, e-mail lub telefonicznie.

Literatura

1 W./ Heusler, K. F./ Karrer, M.: Erfolgsfaktor Bestandsmanagement, Konzept – Anwendung – Perspektiven, Versus Verlag, 1 wydanie (Zurych, 2004)