Optimisation de la gestion des appels d’offres
L’optimisation de la gestion des appels d’offres peut déboucher sur des potentiels de valeur ajoutée et conduire à une amélioration des relations avec les fournisseurs. Le défi réside dans la standardisation et la numérisation des processus.
Pour réaliser des économies potentielles, de nombreux expéditeurs lancent par exemple des appels d’offres de plus en plus nombreux. Les logisticiens et les transporteurs ont donc besoin d’une bonne gestion des appels d’offres. Dans le domaine de la logistique en particulier, les appels d’offres peuvent s’avérer très coûteux et complexes. L’objectif des appels d’offres pour des projets, des contrats ou des services est bien entendu de trouver le meilleur partenaire et la meilleure offre. Cela peut s’avérer très fastidieux et chronophage dans le cas de projets complexes et techniquement exigeants et d’un grand nombre de candidats. C’est pourquoi on essaie de numériser et d’automatiser les étapes répétitives et de les simplifier grâce à un logiciel adapté. Par ailleurs, en raison de sa complexité, la gestion des appels d’offres est souvent confiée à des prestataires de services spécialisés ou à des gestionnaires d’appels d’offres.
La gestion des appels d’offres va toutefois bien au-delà de la simple gestion et du traitement des offres au moyen d’un logiciel. La gestion des appels d’offres peut être grossièrement divisée en quatre phases (1, 2). Dans un premier temps, le gestionnaire d’appel d’offres élabore avec le donneur d’ordre, par exemple une entreprise de logistique, les exigences spécifiques de l’appel d’offres (Tender). La phase de planification qui s’ensuit permet de définir les conditions générales. Il s’agit notamment du type de marché, des exigences posées au client et aux soumissionnaires, de la planification concrète du déroulement et de la définition d’une grille d’évaluation pour les soumissionnaires. Il faut également fixer la manière dont les offres et les tarifs des prestations des différents soumissionnaires doivent être saisis et comparés. Les documents d’appel d’offres sont également préparés à ce stade. L’appel d’offres est alors publié et les offres reçues sont collectées, comparées et évaluées. Cette phase comprend également les négociations ultérieures et les négociations contractuelles avec les soumissionnaires. La dernière phase de la gestion de l’appel d’offres consiste à assurer le suivi du soumissionnaire sélectionné ou des processus après la conclusion du contrat. En outre, l’ensemble du processus des prestations fournies est évalué. Cela permet d’optimiser les processus et la collaboration avec le soumissionnaire.
Références
1 Gestion des appels d’offres (Tender Management), ibau GmbH, Lien
2 Falkenstein Anja, Gérer les appels d’offres numériques en toute sécurité en matière juridique, Smartes Tendern, mars 2020 Actualités des marchés publics, Lien
3 Günnel Thomas, Logistique des contrats, Étude : Gestion numérique des appels d’offres - où en sont les entreprises de logistique ?, Industrie automobile, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Lien
4 New Now in Organizations, Réorientation vers la gestion des appels d’offres pour augmenter la valeur de l’entreprise, janvier 2021, Camelot Management Consultants, Lien