El control automático de las existencias en el almacén manual

Los comercios y empresas que necesitan realizar balances de situación contables están obligados por ley a realizar un inventario anual. El inventario no solo es importante porque el legislador lo requiera para determinadas empresas y comercios, sino también para poder estimar el valor de la propia empresa.Sirve de base para el propio balance. Con todo, el inventario no es más que una foto fija de las propias existencias. A menudo, las cantidades de existencias de las mercancías o componentes en el sistema de gestión de inventarios y en el almacén real difieren entre sí. Las razones de ello son, por ejemplo, retiradas accidentales del compartimento equivocado, escaneos incorrectos, procesos defectuosos, retiradas no autorizadas, etc. Por ello, la gestión del almacén con un sistema de gestión de almacenes (SGA) solo puede ser tan buena como sea la calidad de los datos utilizados. 

Lo ideal es disponer de niveles de existencias en tiempo real, fiables y precisos por pieza, que aporten más claridad a la gestión del almacén. La determinación manual y continua de los datos de las existencias mediante el cribado y el recuento por parte de los empleados queda descartada por ser demasiado laboriosa, lenta y costosa.

Por tanto, lo ideal es que los datos se determinen automáticamente mediante un sistema de sensores adecuado. Los datos de las existencias pueden utilizarse, entre otras cosas, para la comparación objetivo/real con el sistema de gestión de almacenes (SGA) y para la reordenación automática y eficiente de los artículos C «justo a tiempo» (JIT), por ejemplo.

TeDaLoS es un sistema móvil y autónomo para el control de inventarios sencillo, digital y basado en la nube. El sistema resuelve esta tarea mediante un gran número de sensores de peso inteligentes e inalámbricos instalados en los respectivos almacenes de mercancías o contenedores, la transmisión de los datos medidos mediante telecomunicación a un software en la nube y su visualización en línea.

El ordenador y el servidor en los que se instalan los componentes de la nube (interfaces con sistemas informáticos externos como WMS, ERP, etc.) están ubicados en la UE. Esto significa que no se utilizan servicios externos en la nube, potencialmente inseguros, de proveedores como Google o Amazon.

Cada unidad de sensor consta de la tecnología necesaria para la medición del peso de las piezas, la tecnología de radio para la transmisión de datos a la nube y la fuente de alimentación. Esta unidad se coloca en cualquier ubicación de almacenamiento o bajo un contenedor.

El software en la nube descodifica, interpreta y valida los datos registrados. Los aproximadamente 12.000 puntos de datos generados al día por cada ubicación de almacenamiento se reducen finalmente a una o dos acciones que deben realizarse, como «activar una orden» o «llamar al guardia de seguridad».

El sistema TeDaLoS se puede reequipar tanto en almacenes como en mercancías en movimiento o en sus portadores de carga en pocos minutos y sin recursos externos, y ofrece resultados automatizados de forma inmediata. La transmisión encriptada de datos a través de la red inalámbrica permite su puesta en marcha en cualquier lugar de la empresa o incluso en el almacén del cliente.

Los proveedores saben rápidamente qué cantidades deben reponer en las instalaciones del cliente. Dado que la demanda ya se comunica en el momento en que se consume la mercancía, es posible optimizar el servicio y la logística. Además, se puede determinar quién está autorizado a consultar determinados almacenes o grupos de mercancías en línea y quién debe recibir información por correo electrónico sobre las existencias o encargarse de organizar la reposición.

Ya no es necesaria una conexión técnica con la tecnología del almacén ni con los sistemas informáticos propios de la empresa. La gestión del almacén se vuelve más eficiente gracias al control automático y sin contacto de las existencias, sin necesidad de estar vinculada a procesos rígidos ni a tecnologías o sistemas informáticos instalados permanentemente. Esto facilita el trabajo de los responsables de almacén y producción, así como de los departamentos de compras y finanzas.

Otra ventaja es que, en el caso de las transferencias de material entre los distintos lugares de consumo, este puede registrarse rápidamente y es posible detectar las «mermas». Del mismo modo, también se detectan los robos de material y se pueden poner en marcha las medidas adecuadas. Con el sistema Kanban de dos contenedores se puede controlar la regla FIFO y el consumo por contenedor.

Comparación objetivo/real con el SGA

Las existencias del almacén físico se comparan automáticamente con las existencias registradas en el SGA a través del software en la nube. De este modo, se puede comprobar que la escasez de existencias y las desviaciones están a la orden del día.

Las causas son múltiples: retiradas accidentales del compartimento equivocado, escaneos incorrectos, procesos defectuosos, retiradas no autorizadas, etc. En el peor de los casos, estas desviaciones pueden suponer la pérdida de un cliente si, por ejemplo, se produce inadvertidamente una situación de «falta de existencias».

Este grave error en el control de las existencias puede impedir el cumplimiento de los plazos de entrega prometidos, lo que puede llegar a suponer una penalización contractual e incluso la pérdida del cliente. El sistema TeDaLoS evita estas costosas e indeseables situaciones críticas.

Reordenación automática

TeDaLoS permite una reordenación eficaz de los artículos «justo a tiempo» (JIT). La detección, activación y ejecución manual de nuevos pedidos de piezas C, por ejemplo, suele ser más cara que los propios artículos y, por tanto, debe evitarse. En este caso, el sistema se encarga del control automatizado de las existencias y de la reordenación de las piezas correspondientes.

Las unidades de sensores inteligentes están disponibles en variantes de 5 kg y 20 kg, como unidades «simples» o «dobles». Sus características y ventajas son:

• mínimo requerimiento de espacio y bajo peso;
• sin instalación fija;
• sin integración de TI;
• sin necesidad de programación;
• autonomía de la batería durante muchos años;
• enlace de radio encriptado;
• software en la nube alojado en la UE incluido;
• control de inventario, así como alarmas e informes;
• determinación del stock de artículos en tiempo real;
• medición pieza por pieza.

Además, hay disponibles unidades de sensores especialmente diseñadas para portadores de carga, como palets, cajas y contenedores.