“Black Week”: ottimizzare il picking per i periodi di picco

La previsione delle vendite e l'ottimizzazione del picking per prepararsi al meglio ai periodi di picco delle vendite come la Black Week.

Inizialmente, il Black Friday è nato negli Stati Uniti ed è servito ad aumentare le vendite al dettaglio all'inizio della stagione dello shopping natalizio. Il Black Friday corrisponde al giorno dopo la festa del Ringraziamento. Negli Stati Uniti il Ringraziamento si celebra sempre il quarto giovedì di novembre. Nel frattempo, il Black Friday è stato adottato in molti paesi ed è stato anche esteso per diventare black week. La settimana di sconti e vendite inizia già dal lunedì prima del Black Friday, il cosiddetto Cyber Monday. Il  Codacons  stima  acquisti  per  circa  2  miliardi:  la  parte  principale  degli  acquisti,  sottolinea,  avverrà  attraverso  l’e-commerce, con  il  web  che  accentrerà  il  61%  degli  acquisti  per  un  controvalore  compreso  tra  1,8  e  2  miliardi  di  euro.

I picchi di flusso d’ordini comportano nuove sfide per il magazzino

La Black Week, come altri periodi di picco delle vendite, comporta un'enorme sfida per le aziende e la loro logistica, che devono far fronte ad un elevato flusso di ordini in breve tempo. Ne è colpita l'intera logistica, ed in particolare il magazzino e la zona di picking degli ordini (3), nonché l'area di ricevimento merce. Ma come possono il magazzino o il picking degli ordini far fronte all'improvviso aumento degli ordini? Come può un'azienda adattarsi a periodi di picco delle vendite così elevati? Quali sono le metodologie di prelievo più adatte? Come si può impostare un sistema di magazzinaggio ottimale in azienda? L'automazione può essere una soluzione?

Come si può ottimizzare il picking?

Per far fronte all'improvviso aumento degli ordini, i processi in azienda e nel magazzino devono essere facilmente scalabili. In un magazzino manuale, ciò significa principalmente che deve essere possibile aggiungere personale ed eventualmente stazioni di prelievo. In genere, il personale ausiliario viene assunto attraverso agenzie di lavoro temporanee o tramite il sindacato studentesco. Queste persone devono essere addestrate molto rapidamente, altrimenti la loro poca esperienza contribuisce ad aumentare la frequenza degli errori durante l’attività di picking. 

Il vantaggio invece di utilizzare processi e magazzini automatizzati è legato alla elevata velocità di elaborazione degli ordini che permette di ottenere una maggiore produttività, una minore frequenza di errore e una più facile scalabilità. Inoltre, i magazzini manuali funzionano secondo il principio uomo-merci (man-to-goods), il che porta a una grande pressione sui i dipendenti. I magazzini automatizzati invece funzionano secondo il principio della merce-uomo (goods-to-man) (anche se lo stesso vale per le scaffalature dinamiche), che è molto più ergonomico ed evita molto sforzo al personale. Tuttavia, il settore dell'e-commerce non è adatto ad una completa automazione del magazzino a causa della vasta gamma di prodotti associato, a volte, con pochi ordini da gestire. In questi casi, l’ottimizzazione del magazzino può essere ottenuta più facilmente tramite un'automazione parziale dei processi mediante robot di stoccaggio e picking, cobot e veicoli a guida automatica (AGV). 

I vantaggi di un WMS- Warehouse management system

L'introduzione di un sistema di gestione del magazzino (WMS, 4) è generalmente utile e porta a una migliore visibilità delle scorte e all'ottimizzazione del magazzino. Un WMS costituisce la base per soluzioni automatizzate. Consente inoltre di gestire al meglio le locazioni dinamiche delle posizioni di stoccaggio. Un WMS offre molti vantaggi come una più semplice e controllata gestione del magazzino, che risulta quindi più efficiente, tassi di errore ridotti e una maggiore affidabilità del processo. Inoltre, il WMS permette di scambiare e condividere i dati più rapidamente, tempi di reazione brevi, nonché adattamento e flessibilità dell'operazione. Inoltre, consente il collegamento tra succursali e filiali e la riconciliazione ottimale delle scorte.

Scegliere il giusto metodo di picking

Per quanto riguarda l'efficienza del processo di picking, la minimizzazione dei tempi di prelievo (tempo di base, tempo di viaggio, tempo di prelievo, tempo morto, tempo di distribuzione, 5, 6) attraverso misure organizzative e tecnologiche è di fondamentale importanza. Nei sistemi merci-uomo, il tempo di viaggio è ovviamente zero. Durante la fase di picking degli ordini, è sempre più utilizzata la tecnologia dei transponder RFID. Uno dei motivi del loro impiego è legato all’attuazione dei principi degli standard “Industria 4.0” nell’ambito dell'automazione e della digitalizzazione dei processi. Processi di picking speciali come “Pick-by-Light”, “Pick-by-Voice”, “Pick-by-Terminal”, “Pick-by-MDE (mobile data entry)” e “Pick-by-Point®” (3) sono sempre più utilizzati durante le fasi di prelievo degli ordini. I sistemi Pick-by-Light e Pick-by-Voice, in particolare, offrono un grande potenziale di ottimizzazione e una migliore ergonomia per l’operatore. Pick-by-Voice è un processo di prelievo senza carta e a controllo vocale. La soluzione consente al prelevatore di concentrarsi completamente sul prelievo. Inoltre, le mani dell’operatore rimangono libere per il processo di prelievo.  Il WMS trasmette gli ordini di prelievo tramite un “voice client”, il picker conferma il prelievo, che viene segnalato direttamente al WMS. Ciò ottimizza la fase di ricerca degli articoli, riduce i tassi di errore e ottimizza le prestazioni di prelievo. 

Se si utilizzano sistemi di stoccaggio basati sul principio uomo-prodotto, è necessario organizzare le merci seguendo la rotazione delle vendite di ogni articolo. Gli articoli di forte rotazione devono essere stoccati il più vicino possibile alle stazioni di prelievo. In generale, vale anche la pena ottimizzare le scorte (4, 7) e provare a prevedere le vendite in anticipo (vedi sotto). Gli articoli dovrebbero anche essere organizzati in classi di prodotti al fine di evitare lunghe ricerche. Se il magazzino è già organizzato e controllato da un WMS, in generale il sistema si occupa anche dell'ottimizzazione del percorso di picking. 

Picking in “one-step” e “two-step”

Per effettuare l’attività di picking, si possono utilizzare diversi metodi di prelievo: picking “per ordine” seriale o parallelo (single-stage picking), picking “massivo” (prelievo in due o più fasi); possono essere utilizzati anche sistemi di prelievo manuali o automatizzati 

Il prelievo “massivo” è particolarmente adatto in caso di molti ordini (più di 1000) con pochi articoli (da 1 a 5) - soprattutto per l'e-commerce. Con questa soluzione, articoli identici di ordini diversi sono prelevati contemporaneamente in diverse zone di stoccaggio.  

Questo permette di ridurre drasticamente il numero di accessi a un articolo e quindi la lunghezza del percorso necessario a svolgere il prelievo. Diversi ordini vengono combinati in un unico “batch d’ordini”, quindi si prelevano tutti gli articoli che compongono il batch e solo successivamente gli stessi sono distribuiti e imballati secondo l'ordine cliente. Ciò consente di ottimizzare i giri di picking del prelevatore per ogni articolo. Sono presi in considerazione anche altri fattori come l'area di stoccaggio, il peso, il volume e le quantità degli articoli. Naturalmente, gli articoli possono anche essere approvvigionati con tecniche “merce all'uomo” oppure prelevati con robot di picking. Dopo il prelievo, è necessario disporre di un processo di smistamento efficiente in modo che ogni articolo possa essere associato all'ordine corrispondente. I sistemi di smistamento e distribuzione (sorters) necessari sono piuttosto costosi. L’efficienza di un picking in due o più fasi è molto più alta di quella che si ottiene con un prelievo in una sola fase. 

La previsione delle vendite tramite IA

Esistono soluzioni software che usano l’intelligenza artificiale (IA) e che permettono di ottimizzare lo stock anche in presenza di domanda molto variabile. Sulla base dei dati di vendita degli anni precedenti e utilizzando metodi statistici, si calcola automaticamente (pianificazione predittiva e previsione) la quantità ottimale da ordinare per un periodo specifico. Le variazioni stagionali sono incluse nella previsione, e i cambiamenti aleatori della domanda sono “appianati” (smoothed) dagli algoritmi. Se si vuole raggiungere un livello di servizio molto elevato e quindi garantire l'evadibilità immediata di un gran numero di ordini, bisogna dimensionare correttamente il valore delle scorte di sicurezza in magazzino. In generale, questo consente a un'azienda di prepararsi molto meglio ai periodi di picco. 

Literature:

1 Black Friday, Wikipedia, Link 

2 Statista, Promotional spending by online shoppers on Black Friday and Cyber Monday in Germany (2016 to 2020), Link 

3 BITO Fachwissen, Was versteht man unter Kommissionierung?, Link 

4 BITO, Checklist "Tips for increasing productivity and warehouse performance", Link 

5 BITO expertise, More efficiency through paperless order picking plus whitepaper "The 1x1 of order picking", link 

6 Order picking, Luca Logistics Solutions, Link 

7 BITO expertise, Optimise your delivery performance, Link 

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