Herausforderungen bei der langfristigen Projektplanung

Die Frage nach der Notwendigkeit der Planung von Projekten geht wahrscheinlich bis in die Frühzeit der Menschheit zurück. Wann wurde es für die Menschen notwendig Projekte zu planen? Was machte dies notwendig? Was ist überhaupt ein Projekt? Es liegt auf der Hand, dass mit der Zunahme der Komplexität des Denkens und damit der Probleme bzw. Herausforderungen irgendwann eine Arbeitsteilung und Synchronisation mit anderen Mitgliedern des Stamms notwendig wurde. Der Bau von Häusern und Siedlungen zog sich über einen längeren Zeitraum und musste daher natürlich in Arbeitsschritte unterteilt und auf verschiedene Sippenmitglieder bzw. -gruppen verteilt werden. Daraus kann man ableiten, dass komplexe Aufgaben, die viele Mitstreiter einbezogen und sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, eine akribische Planung für den Erfolg implizierten. 

Aber wie wird heutzutage genau ein Projekt definiert? Laut des Gabler Wirtschaftslexikons sind Projekte „eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert“. Projekte sind also keine Routineaufgaben, die dauerhaft oder auch regelmäßig wiederkehrend durchgeführt werden. 

Für Menschen aus der Frühzeit war die Jagd in der Gruppe auf ein Mammut mit Sicherheit keine Routineaufgabe. Jagden fanden in unterschiedlichen Terrains mit unterschiedlichen Stammesmitgliedern auf individuell verschiedene Tiere statt. So gesehen kann man die Mammutjagd als ein Frühzeit-Projekt verstehen. Auch wenn Höhlenmalereien von Mammutjagden existieren, ist nicht überliefert, ob diese als Anleitungen oder physische Pläne zur Jagd oder Unterrichtung dienten. 

Heutzutage allerdings werden Projektpläne in Unternehmen erstellt, wenn es sich um Projekte nach obiger Definition handelt, die längerfristig andauern, komplex sind und ein gewünschtes Endziel haben. Auch bei mehreren parallellaufenden Projekten werden Projektpläne für den Projekterfolg erstellt. Meist sind mehrere Mitarbeiter an solchen Projekten beteiligt. Dabei bietet der Projektplan bzw. die unterschiedlichen Projektpläne eine bessere Übersicht über das Gesamtprojekt, die Arbeitspakete und Verantwortlichen, den Projektstand, Start- und Enddaten, etc.. Zudem wird auch der zeitliche Rahmen für voneinander abhängige Aufgaben sichtbar. Projektpläne bieten also generell Transparenz für das Erreichen von fristgerechten Projektzielen. 

Die Projektplanung (1) lässt sich in die vier Phasen Auftragsklärung, Grobplanung, Feinplanung sowie Projektsteuerung und Controlling unterteilen. Dabei schließt die Auftragsklärung die genaue Projektdefinition, die Erstellung des Projektauftrags mit Projektzielen und Nicht-Zielen und die Festlegung der Projektorganisation mit ein. Die eigentliche Projektplanung nach der Auftragsklärung umfasst zwölf Schritte und soll den Projekterfolg sicherstellen: 

• Schritt 1 Projektstrukturplan (PSP): Gesamtprojekt in Teilprojekte und Arbeitspakete gliedern. 

• Schritt 2 Projektablaufplan: Arbeitspakete definieren und Arbeitspakete in eine zeitlich logische Reihenfolge bringen. 

• Schritt 3 Terminplan: Den Zeitbedarf für die einzelnen Arbeitspakete schätzen und die voraussichtliche Projektlaufzeit ermitteln. 

• Schritt 4 Ressourcen- und Kapazitätsplan: Die benötigten Ressourcen ermitteln und vorhandene Ressourcen mit Bedarf abstimmen. 

• Schritt 5 Kosten- und Budgetplan: Die Kosten für die benötigten Ressourcen schätzen, Kosten ermitteln und Budget erstellen. 

• Schritt 6 Risikomanagement: Das Risikomanagement versucht Projektrisiken auszuschalten, zu vermeiden oder zu verringern. Die Risikoanalyse umfasst das Einschätzen, Bewerten und Priorisierung von Risiken (und auch der Chancen). 

• Schritt 7 Projektdokumentation: Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes. 

• Schritt 8. Arbeitspakete genauer beschreiben: Teilarbeiten bzw. Aktivitäten müssen genauer definiert werden. 

• Schritt 9 Bei Verwendung der Netzplantechnik den sog. "kritischen Pfad" finden. Wenige Aktivitäten, die den längsten Pfad (kritischen Pfad) durch das Netzwerk bilden, bestimmen den Verlauf des gesamten Projektes. 

• Schritt 10 Kapazitätenplan erstellen: Die Dauer und Kosten der Aktivitäten im jeweiligen Arbeitspaket werden erneut eingeschätzt und evtl. ein neuer Ressourcenplan erstellt. 

• Schritt 11 Kommunikationsplan erstellen: Genaues Festlegen der Projektmeetings und der Termine bzw. Projektbeteiligten. 

• Schritt 12: Statusberichte abgeben und Statusmeetings durchführen 

Der Projektstrukturplan (PSP) ist die vollständige hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts (2). Er gilt als Methode des klassischen Projektmanagements. Im PSP werden alle Teilaufgaben und Arbeitspakete strukturiert meist in einem Baumdiagramm dargestellt. Er gilt als der wichtigste Plan für den Projekterfolg, da er alle bedeutenden Informationen auch über den Projektfortschritt auf einen Blick zugänglich macht. Zudem dient er zur Darstellung des gesamten Leistungsspektrums des Projektes und gibt eine Struktur für alle Aufgaben des Projektmanagements. Die Arbeitspakete (Kostenträger) können in einer geeigneten Systematik (Kostenträgerstruktur) geordnet werden. Darüber hinaus liefert er eine Gliederung für alle Projektdokumente (Pflichtenheft, Berichte usw.). Durch den PSP kann das Projektziel definiert werden bzw. die Zieldefinition überprüft werden. Er enthält keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung der Teilaufgaben, Arbeitspakete bzw. des Gesamtprojektes. Nicht zuletzt dient er der Transparenz gegenüber allen Stakeholdern. Als Stakeholder wird eine Person, ein Unternehmen oder eine Gruppe bezeichnet, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder des Ergebnisses eines Projektes hat. Dabei können sie direkt am Vorhaben beteiligt sein oder auch das Projektergebnis und den Projektverlauf beeinflussen bzw. durch diese beeinflusst werden. 

Die Elemente im PSP erhalten einen speziellen PSP-Code. Weiterhin umfasst er die Arbeitspakete (AP)-Nummer, AP-Name, AP-Start- und Endtermin, AP-Verantwortliche, Leistungsfortschritt des AP, AP-Status (Grün, Gelb, Rot), Meilensteine, Teilprojekte bzw. Projektphasen und deren Verantwortliche. 

Projektplanung im Unternehmen ist kein statischer, sondern ein dynamischer Prozess. In der Planungsphase müssen einmal festgelegte Plandaten häufig durch neue Erkenntnisse in den nachfolgenden Planungsschritten wieder verändert werden. Z. B. werden in der Phase der Feinplanung des Projektes die Arbeitspakete genauer definiert und beschrieben. Es kann sein, dass bei der Planung notwendige Arbeiten auftauchen, die vorher nicht ersichtlich waren. Dadurch müssen die Dauer und die Kosten für das jeweilige Arbeitspaket neu eingeschätzt und ein neuer Kapazitäten- und Ressourcenplan erstellt werden. Pläne für den Projekterfolg müssen ständig mit der sich ändernden Projektwirklichkeit abgeglichen und unter Beibehaltung der Zielparameter angeglichen werden. Da die Projektplanung dynamisch ist, muss auch ein dynamisches Projektmanagement im Unternehmen durchgeführt werden. 

Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools bzw. Software für den Projekterfolg am Markt. Für die Erstellung eines PSP eignet sich das Online-Tool Planhammer. Weiterhin existieren auch Tools für Baumdiagramme und Mindmaps. Mit sog. Gantt-Charts lassen sich die zeitlichen Projektabläufe genau überblicken und einteilen. Mit dem kostenlosen Projektmanagement-Tool Agantty lassen sich Aufgaben Teammitgliedern zuweisen und erledigte Arbeiten einfach abhaken. Eine weitere häufig genutzte Projektmanagement-Software ist Asana. Eine gute Aufstellung zu Projektmanagement-Software für den Projekterfolg finden Sie hier. 

Literatur:

1 BITO Fachwissen 4 Phasen und 12 Schritte des erfolgreichen Projektmanagements + Checkliste 

2 Angermeier, Dr Georg, Projektstrukturplan, Projektmagazin, Berleb Media GmbH, Link