Wann lohnt sich das Outsourcing des Lagers?

Das Outsourcing bestimmter Bereiche eines Unternehmens wie z. B. der Logistik ist generell eine Möglichkeit, um sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren, die Unternehmenseffizienz zu steigern und Kosten zu sparen. Meist geht es darum, konkurrenzfähiger zu werden und so im globalen Wettbewerb bestehen zu können. In der Definition des Outsourcings wird es als die Abgabe von einzelnen Geschäftsprozessen oder ganzen internen Bereichen an externe Dienstleister definiert (1). Es ist häufig erfolgreich, wenn sekundäre Bereiche oder Geschäftsprozesse ausgelagert werden. So wird auch die Abhängigkeit zum Dienstleister minimiert. Besonders im E-Commerce-Sektor, wo Unternehmen wie Amazon eine hohe Messlatte für Liefergeschwindigkeit, -treue und -qualität vorlegen, entscheiden sich Startups und KMU für die Auslagerung ihrer Logistik bzw. Lagerlogistik. Entscheidend ist dabei, die Kundenzufriedenheit und das Bestellverhalten positiv zu beeinflussen, denn der Kunde ist verwöhnt und erwartet heutzutage Same-Day- oder zumindest Next-Day-Delivery, die Lieferung in einem gewünschten Zeitfenster, an eine Abholstation und das alles natürlich in höchster Qualität. Den KMU bleibt da meist nur die Auslagerung ihrer Logistik z. B. an einen spezialisierten externen 3PL-Dienstleister. 

Die Vorteile des Outsourcings (2) sind wie folgt: 

• Kosteneinsparungen: Dienstleister bzw. Kontraktlogistiker (3) sind auf ihren Bereich extrem spezialisiert. Diese Unternehmen können Prozesse verschlanken, effizient ausführen und daher kostengünstig anbieten. Mittlerweile haben sich viele Speditionen diversifiziert und sind zu hochqualifizierten Dienstleistern in der Logistik geworden. Sie bieten effiziente Services im Bereich Transport, Warenverteilung, Lagerhaltung, Verpackung oder Vormontage an. Zudem besitzen sie nicht nur tiefgehende Erfahrung, sondern auch einen passenden Maschinenpark bzw. die entsprechende spezialisierte IT. 

• Das Einarbeiten neuer Mitarbeiter entfällt, da der spezialisierte Dienstleister auf einen Pool von eingearbeiteten Mitarbeitern zurückgreifen kann. Das beauftragende Unternehmen spart daher viel Zeit und auch Kosten ein. 

• Sie profitieren vom Fachwissen und der Erfahrung des dienstleistenden Unternehmens und erhalten zudem Sicherheit für die eigenen Prozesse. Der externe Dienstleister kann immer genügend ausgebildetes Personal zur Ausführung der Dienstleistung bereitstellen. 

• Externe Dienstleister bieten üblicherweise eine hohe Qualität, da sie in dem jeweiligen Bereich auf eine hohe Kompetenz und jahrelange Erfahrung zurückgreifen können. 

• Die eigenen Mitarbeiter können sich nach der Auslagerung auf die Kernkompetenzen konzentrieren. Dadurch wird das Unternehmen produktiver. Häufig steigt zudem die Mitarbeitermotivation und Kreativität im Unternehmen. 

• Durch das Outsourcing an den externen Dienstleister erhalten Sie eine bessere Kostentransparenz über die ausgelagerten Prozesse und können entscheiden, ob sich die Investition in das Outsourcing lohnt. 

Es existieren natürlich auch Nachteile des Outsourcings: 

• Es entsteht eine Abhängigkeit zum Dienstleister durch das Outsourcing. Die Erfahrung und das Fachwissen werden durch das Auslagern nicht im eigenen Unternehmen akkumuliert. 

• Es fließt Know-how zum externen Unternehmen ab, das u. U. durch Geheimhaltungsverträge geschützt werden muss. 

• Langfristige Verträge können zu Wettbewerbsnachteilen führen. Auch können komplizierte Verträge einen flexiblen Wechsel zu einem anderen Unternehmen erschweren. 

• Es entsteht ein Koordinierungsaufwand. Mit dem externen Unternehmen muss regelmäßig und gut kommuniziert werden. In manchen Bereichen wie der Lagerhaltung und Logistik muss auch ein beständiger Datenfluss z. B. über eine API-Schnittstelle (4) hergestellt werden. Auch die beständige Prüfung der Qualität der Dienstleistung ist nötig. 

• Das Outsourcing ist nicht für alle Geschäftsprozesse sinnvoll. Bereiche, die mit sensiblen Daten von wichtigen Kunden betraut sind, sind nicht unbedingt für das Outsourcing geeignet. Manche internen Bereiche müssen sich intensiv miteinander austauschen. Durch die Auslagerung an externe Unternehmen kann hier ein enormer Mehraufwand entstehen, der die Vorteile durch das Outsourcing zunichte macht. 

Die Suche nach einem geeigneten Outsourcing-Dienstleister sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Denn die Spezialisierung, die Erfahrung und das Fachwissen, die interne Infrastruktur und natürlich die Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens sind bei dieser diffizilen Aufgabe extrem entscheidend. Das Vorgehen kann grob in vier Schritte unterteilt werden: Anforderungskatalog erstellen, Tender durchführen, eingehende Angebote auswählen und bewerten, Vertragsverhandlungen führen (5, 6). Die Erstellung eines konkreten Anforderungskatalogs (Pflichtenheft) und die Festlegung des technischen sowie kaufmännischen Bewertungsrasters sind dabei besonders bedeutend. 

Es gibt die verschiedensten Gründe das Lager an ein spezialisiertes Unternehmen auszulagern. Startups und KMU können im E-Commerce-Bereich - wie schon erwähnt - die erforderlichen extrem hohen Anforderungen der Kunden an die Auftragsbearbeitung und Zustellung nicht erbringen. Ein Mangel an Expertise, Erfahrung und Manpower erfordert hier die Einholung externer Angebote und Dienstleistungen. Natürlich sind die genannten Vorteile wie Kosten- und Zeiteinsparungen, Fokussierung auf das Kerngeschäft, Prozesssicherheit, Einholung von Fachkompetenz und Kostentransparenz wichtige Faktoren bei der Entscheidungsfindung. Ein weiterer Grund für das Outsourcing des Lagers an ein externes Unternehmen sind nicht vorhandene Flächen für einen Lagerneubau und natürlich die Scheu vor großen Investitionen. Da keine oder wenig eigene Lagerfläche vorgehalten werden muss, wird auch weniger Kapital gebunden. Die vorhandene Fläche kann z. B. auch für die Produktion dienen. Die eingesparten Investitionen können zudem in andere Bereiche des Unternehmens fließen. Das externe Unternehmen kann durch seine Spezialisierung und Kompetenz saisonale Spitzen sicher abfedern. Der Dienstleister muss generell eine höhere Effizienz und Qualität bei niedrigeren Kosten erbringen. Die Schnittstellen der beiden kooperierenden Unternehmen sollten genau definiert werden. Generell sollte vor der Auswahl des externen Unternehmens für die Auslagerung eine umfassende Analyse und Bewertung des eigenen Potenzials und der Chancen bzw. Risiken der Auslagerung durchgeführt werden. Neben dem Outsourcing des gesamten Lagers können auch nur einzelne Prozesse ausgelagert werden wie beispielsweise die aufwändige C-Teile-Beschaffung, die JIT-Anlieferung von Bauteilen und Halbzeugen, die Retourenabwicklung, die Kommissionierung bestimmter Artikel, die Montage von Einzelteilen sowie Verpacken, Etikettieren und der Versand. Zudem kann auch die Logistikoptimierung durch spezialisierte externe Unternehmen erfolgen (7). 

Literatur 

1 Was ist Outsourcing?, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Link 

2 Redlich Sandra, Vor- & Nachteile von Outsourcing auf den Punkt gebracht, Sortlist, Link 

3 BITO Fachwissen, Was ist Kontraktlogistik?, Link 

4 Was ist eine API und wann wird die Schnittstelle benötigt?, EDI Center GmbH, Link 

5 BITO Fachwissen, Optimierung des Tendermanagements 

6 Wie Finde Ich Den Richtigen Outsourcing Dienstleister? Outsourcing4work GmbH, Link 

7 Logistik für Unternehmen effizient auslagern / outsourcen – 3PL, Lufapark, Link