Hvordan skjult spild bremser din effektivitet

Spild på lageret er sjældent synligt ved første øjekast. En ekstra gåtur eller køretur pr. ordre bemærker man sjældent. To minutters søgetid virker ikke som noget særligt, og en kort ventetid ved pakkestationen accepteres uden videre.

Problemet opstår først ved gentagelse. Når mange medarbejdere dagligt går de samme unødvendige ture, når varer flyttes flere gange, eller når forespørgsler konstant afbryder arbejdsgangen, så medfører det høje procesomkostninger.

I Lean-praksis beskæftiger man sig ofte med de otte former for spild. Inden for lagerlogistik er især transport, lagerbeholdninger, bevægelser, ventetider, fejl og uudnyttet medarbejderviden særligt relevante.

Unødig transport og gentagen håndtering

Hver eneste varebevægelse koster tid. Situationen bliver særligt kritisk, når varer flyttes mellem forskellige lokationer flere gange, eller når overdragelsesstederne er uhensigtsmæssigt placeret.

Et typisk eksempel: Nogle varer ankommer til varemodtagelsen, de placeres foreløbig på et mellemlager, overføres senere til det egentlige lager, derefter igen til ordreplukning, hvorefter de endnu en gang til sidst overføres til forsendelsesområdet. Hvert ekstra trin i processen øger den påkrævede arbejdsindsats og giver dermed en større risiko for fejl.

En lean tilgang tager derimod højde for hele vareflowet fra varemodtagelse til forsendelse. Målet er korte afstande, klare overdragelsespunkter og en lagerstruktur, der passer til de faktiske varebevægelser.

Søgetider og unødvendige processer

Det er ikke kun varer, der flyttes rundt. Også medarbejderne bevæger sig meget rundt hver dag. Hvis de hyppigt anvendte varer er svære at nå, hvis man skal lede efter værktøj, eller hvis kasser ikke står korrekt placeret, så opstår der unødvendige processer.

Søgetider i forbindelse med plukning er særligt omkostningstunge. Her løber små forsinkelser hurtigt op i mange timer om ugen. Overskuelige lagerområder, entydig mærkning, ergonomisk indrettede arbejdsområder og en hensigtsmæssig placering af varer med høj omsætningshastighed kan give markant reduktion af spild.

Ventetider og flaskehalse

Der opstår ventetid, når processer ikke hænger ordentligt sammen. Eksempler kan fx være manglende genopfyldning, blokerede overdragelsesområder, optagede pakkestationer eller utilgængelige transportmidler.

Ventetider er ofte et tegn på, at materialeflowet er ustabilt. I sådanne tilfælde er det ikke nok at forbedre de enkelte arbejdsstationer hver for sig men derimod afgørende at undersøge samspillet mellem varemodtagelse, oplagring, genopfyldning, ordreplukning, emballering og forsendelse.

For store lagerbeholdninger og blokeret plads

Høje lagerniveauer giver en følelse af sikkerhed, men samtidig binder de kapital, optager plads og gør det vanskeligt at bevare overblikket. Det medfører længere søgetider, flere fejl og højere håndteringsomkostninger.

En lean lagerstruktur er baseret på efterspørgsel, omsætningshastighed og det faktiske vareflow. Ikke alle varer behøver at være placeret lige tæt ved processen. Varer med høj omsætning hører hjemme i let tilgængelige områder, mens varer med lav omsætning kan opbevares længere væk eller på en mere kompakt måde.

Fejl og korrektion

Fejlpluk, beskadigede varer eller uklare lagerdata medfører dobbeltarbejde. Fejl skal identificeres, rettes, dokumenteres og ofte skal håndteringen gentages.

Tydelig mærkning, egnede kasser, strukturerede lagerlokationer og enkle processtandarder bidrager til at minimere fejlkilderne på lageret.

Lean management på lageret fungerer ikke ved hjælp af isolerede tiltag. En struktureret tilgang til processer, materialeflow, lagerteknologi og medarbejdere er afgørende.

Overvåg processerne dér, hvor de opstår

Det første skridt er direkte observation på stedet – ikke bag et skrivebord men ude på lageret.

Nyttige spørgsmål er:

• Hvor opstår der søgetid?
• Hvilke afstande tilbagelægges særligt ofte?
• Hvor bliver varer unødigt midlertidigt opbevaret?
• Hvor er der ventetid for medarbejderne?
• Hvilke områder er regelmæssigt overbelastede?
• Hvor opstår der fejl eller opfølgende spørgsmål?
• Hvilke processer udføres forskelligt alt efter hvem, der er på vagt?

Nøgletal indikerer, at der er et problem, og processen afslører, hvorfra det stammer.

Betragt vareflow og lagerindretning under ét

Et vareflow bør være så direkte og sammenhængende som muligt. Hvert ekstra trin i processen øger arbejdsindsatsen. Derfor bør varemodtagelse, oplagring, plukning, emballering og forsendelse ikke vurderes separat.

Fraunhofer IML beskriver intralogistik og IT-planlægning som et område, hvor lagerplanlægning, vareflow og moderne logistiksystemer betragtes i sammenhæng. Som virksomhed skal man være opmærksom på, at et godt lagerlayout ikke opstår af sig selv. Det skal være afstemt med produktstrukturen, ordreprofilerne, omsætningshastighederne og procesmålene.

BITO hjælper virksomheder gennem rådgivning og planlægning med henblik på at analysere produktstrukturer, materialeflow og plukkeprocesser og på baggrund heraf udarbejde passende lagerløsninger.

Strukturering af lagerlokationer efter adgangshyppighed

Ikke alle varer bruges lige ofte. Varer med høj omsætningshastighed bør være let tilgængelige og placeret tæt på de relevante processer. Varer med lav omsætningshastighed kan opbevares længere væk eller på en mere kompakt måde.

Denne enkle ABC-baserede metode kan reducere gangafstande betydeligt, uden at hele lageret skal omlægges. Det er vigtigt at revurdere vareplaceringen med jævne mellemrum, da produktsammensætning, ordremængder og kundekrav løbende kan ændre sig.

Fastlæg standarder og gennemgå dem regelmæssigt

Lean management kræver klare standarder. De sikrer, at processerne ikke fungerer tilfældigt, men at de kan gentages med sikkerhed.

En praktisk metode til dette formål er 5S-metoden. Den hjælper med at strukturere arbejdsområder, reducere unødvendig søgetid og synliggøre orden.

På lageret kan standarder for eksempel fastlægge, hvordan indlagring, genopfyldning, plukning, emballering og overdragelse skal foregå. Det er vigtigt, at sådanne standarder er forståelige, anvendelige i praksis og altid er opdaterede.

Inddrag medarbejderne aktivt

De bedste indikationer på spild på lageret kommer ofte fra de medarbejdere, der arbejder der hver dag. De ved, hvilke afstande der er for lange, hvilke lagerlokationer der er upraktiske, og hvilke processer der jævnligt giver problemer.

Når man inddrager medarbejderne, forbedrer man ikke bare proceskvaliteten. Man øger også forståelsen og accepten af nye arbejdsgange. Lean management på lageret fungerer særligt godt, når forbedringer ikke opfattes som et udefra kommende projekt men som en del af den daglige arbejdsgang.