10 erreurs à éviter lors de la préparation de commandes

Chaque entreprise qui vend des marchandises dispose sans aucun doute d'un département logistique. La préparation de commandes est ici la fonction centrale, qui à son tour est d'une grande importance pour le succès économique global d'une entreprise. Environ la moitié de tous les coûts de stockage sont induits dans la zone de préparation des commandes. Il est donc d'autant plus important de ne pas encourir de frais supplémentaires inutiles en raison d'erreurs de préparation de commande qui peuvent être évitées. Néanmoins, comme l'ont montré des études scientifiques de l'Université technique de Munich, le taux d'erreur dans la préparation des commandes est d'environ 0,3 %. Cela peut avoir de graves conséquences, que l'on peut constater de bien des façons différentes.

En général, plus une erreur de sélection est découverte tardivement, plus son impact sera grave et coûteux. Si, par exemple, une erreur survient pendant le processus de prélèvement, elle n'est pas significative pour le client, mais elle entraîne des coûts et des délais supplémentaires en interne. Si un employé découvre l'erreur dans le cadre d'un contrôle interne, tel que le contrôle des sorties de marchandises, que la plupart des entreprises ont aujourd'hui, il est inévitable de générer un ordre de prélèvement nouveau. Si l'erreur ne se manifeste que chez le client, des livraisons ultérieures coûteuses sont effectuées ou même une perte de client se produit. En bref, plusieurs situations non désirables mais surtout évitables.

Bien qu'une grande variété de formes d'automatisation de la préparation des commandes soit déjà possible aujourd'hui, la majorité des entreprises travaillent de manière mi-automatisée mi-manuelle. Par exemple, les articles peuvent être fournis automatiquement, mais prélevés manuellement. Par conséquent, le principe homme vers marchandises reste la méthode la plus courante. Ceci présente l'avantage évident de la flexibilité, car les capacités cognitives de l'être humain le rendent apte en soi à être utilisé dans des systèmes inhomogènes ou en constante évolution. Il trouve les marchandises fournies dans des rayonnages statiques et peut les rassembler à l'aide d'une liste sur papier. Mais c'est précisément la cause de la quasi-totalité des dix erreurs que vous devez éviter lors de la préparation de commandes.

Commençons par l'erreur de quantité. Sous la pression du temps ou par manque d'attention, il peut arriver qu'un employé assemble le mauvais nombre d'articles pendant le prélèvement et que le client reçoive plus ou moins d'articles à la fin que nécessaire. Cela coûte de l'argent et du temps supplémentaire pour organiser une redirection si nécessaire. Ceci s'accompagne également de l'erreur d'omission. Si le préparateur de commandes n'a pas traité correctement sa liste papier ou a accusé réception d'une étape du processus avant de l'avoir exécutée, il peut arriver qu'un poste ne soit pas traité et que l'article avec la quantité zéro arrive chez le client. Il s'agit là aussi d'une erreur de prélèvement que vous pouvez éviter grâce à des contrôles approfondis et à un travail concentré. Il en va de même pour l'erreur de type, c'est-à-dire la mise à disposition d'un article incorrect en remplacement ou en complément d'un article correct existant.

La nature de l'entrepôt peut également avoir un impact négatif sur la préparation de commandes. Une erreur qu'il faut absolument éviter ici est celle d'un stock trop important, mal rangé et mal structuré. Là, les articles stockés se transforment rapidement en une masse confuse de conteneurs surchargés et de marchandises empilées. Trouver le bon trajet et assembler les bons articles dans les bonnes quantités peut être une perte de temps inutile pour vos employés.

Ceci est lié à une autre erreur de préparation de commandes : des aires d'entreposage trop étendues. Sur de longues distances entre les rayonnages, l'employé perd beaucoup de temps, ce qui créé de la pression et finit par déboucher sur des erreurs dans l'exécution. Par conséquent, soit vous minimisez votre espace de stockage grâce à des stratégies logistiques d'approvisionnement et d'élimination, soit vous investissez un peu de travail dans une structure d'entrepôt efficace (y compris la sécurisation de l'approvisionnement habituel). Dans ce cas, une optimisation ou une modification de la conception de l'entrepôt peut également être utile, ce qui est conforme à une performance plus efficace des roulements. Des structures claires et des distances courtes sont la clé d'une préparation de commandes réussie.

L'ordre est primordial dans la vie, et c'est particulièrement vrai en logistique. Non seulement de trop grandes surfaces de stockage et des stocks trop importants sont des erreurs en soi, que vous devez absolument éviter lors de la préparation de commandes. Parce que ces deux-là mènent à une autre, l'erreur d'état. Des surfaces de stockage trop importantes entraînent des stocks importants, qui à leur tour favorisent les dommages mutuels entre les produits. Ceci a également un impact négatif sur la préparation de commandes Par conséquent, réduisez vos stocks et investissez suffisamment de temps dans des structures bien organisées.

Une autre erreur que vous ne devez idéalement pas commettre lors de la préparation des commandes est de ne tenir compte que de l'état actuel de votre service logistique. Des évaluations régulières de l'efficacité et du potentiel de rationalisation sont indispensables. Votre service logistique ne peut travailler efficacement que si l'ensemble de la chaîne logistique est intégré dans l'organisation de la préparation des commandes. C'est là que réside le plus grand potentiel de succès économique durable et de réduction du taux d'erreur dans la préparation des commandes.

Oui, les gens font des erreurs. C'est dans leur nature et cela ne peut être évité à 100 %. L'imprudence, la pression du temps ou la manipulation incorrecte des systèmes de préparation des commandes peuvent entraîner des erreurs et avoir un impact négatif significatif sur la préparation des commandes. C'est donc l'une des plus grandes erreurs commises par certains directeurs d'entrepôt et d'usine que d'ignorer le facteur humain. Vous devez donc vous fier à des instructions d'utilisation claires, à des processus transparents et simples et à un petit nombre d'étapes. Cela rend le travail quotidien de vos employés plus facile et les motive davantage, ce qui favorise une bonne ambiance de travail et minimise les sources d'erreurs liées au stress.

C'est l'une des raisons pour lesquelles les longs trajets doivent être mentionnés séparément. Si un employé doit aller trop loin lors de la compilation des articles, c'est-à-dire spécifiquement entre les sélections individuelles, cela conduit à une diminution de sa concentration, le démotive et aboutit finalement à une mauvaise compilation du produit. Une étude de l'Institut Fraunhofer pour les flux de matériaux et la logistique de Dortmund, par exemple, a révélé qu'environ 93 % de toutes les erreurs de préparation de commandes sont des erreurs de saisie ou d'affectation résultant d'un manque d'attention.

Enfin, veillez à ne pas négliger ce que l'on appelle le temps mort. Constitué du temps de prélèvement, du temps de déplacement et du temps de base, il décrit le temps improductif, mais en même temps le temps improductif inévitable qui survient pendant le prélèvement en raison des activités de pré- et post-traitement. Il peut s'agir, par exemple, de la recherche ou de l'identification de l'emplacement d'un article. Ici aussi, il faut s'appuyer sur une organisation en profondeur, tenant compte des erreurs déjà mentionnées et à éviter, afin de maintenir ce temps improductif aussi bas que possible. Vous disposez ainsi d'une offre globale complète qui élève la préparation des commandes et donc l'ensemble de votre entreprise à un nouveau niveau de réussite.