10 errori da evitare durante il prelievo

Ogni azienda che vende merci ha senza dubbio un reparto di logistica. Il picking è la funzione centrale in questo caso, che a sua volta è di grande importanza per il successo economico complessivo di un'azienda. Circa la metà di tutti i costi di stoccaggio sono sostenuti nell'area di preparazione ordini. Ciò rende ancora più importante non incorrere in inutili costi aggiuntivi dovuti ad errori di picking che possono essere evitati. Tuttavia, il tasso di errore nell'allestimento degli ordini si aggira intorno allo 0,3%. Ciò può avere gravi conseguenze, che possono essere viste in molti modi diversi. In generale, quanto più tardi si scopre un errore di prelievo, tanto più grave e costoso sarà il suo impatto. Se, ad esempio, si verifica un errore durante il processo di picking, questo non è rilevante per il cliente, ma causa tempi e costi aggiuntivi per la risoluzione dei problemi. Se un dipendente scopre l'errore nell'ambito di un controllo interno, come il controllo delle merci in uscita, che la maggior parte delle aziende ha oggi, è inevitabile generare un ordine di picking completamente nuovo. Se l'errore si manifesta solo presso il cliente, vengono effettuate consegne successive costose o addirittura si verifica la perdita del cliente - cose che non sono necessarie e che si possono evitare.

Sebbene, già oggi, sia possibile un'ampia varietà di forme di automazione dell'allestimento ordini, la maggior parte delle aziende lavora con varianti miste tra l'allestimento completamente automatizzato e quello manuale. Ad esempio, gli articoli possono essere forniti automaticamente, ma rimossi manualmente. Pertanto, il principio PzW (person to goods) è ancora il metodo più comune. Questo ha il chiaro vantaggio della flessibilità, poiché le capacità cognitive dell'essere umano lo rendono di per sé adatto all'uso in sistemi disomogenei o in continuo cambiamento.

Egli trova le merci fornite in scaffali statici e può metterle insieme per mezzo di una lista cartacea. Ma è proprio questa la causa di quasi tutti i dieci errori che si dovrebbero evitare durante il prelievo. Innanzitutto va menzionato qui l'errore di quantità. Sotto la pressione del tempo o per mancanza di attenzione, può accadere che un dipendente assembli il numero sbagliato di articoli durante il picking e che il cliente riceva più o meno articoli alla fine di quelli richiesti. Ciò costa denaro e tempo supplementare per organizzare un reindirizzamento, se necessario. Questo si accompagna anche all'errore di omissione. Se il commissionario non ha elaborato correttamente la sua lista cartacea o ha riconosciuto una fase del processo prima di averla eseguita, può accadere che un articolo non venga elaborato e che l'articolo con la quantità zero arrivi al cliente. Anche questo è un errore di prelievo che si può evitare con controlli approfonditi e lavoro concentrato. Lo stesso vale per l'errore di tipo, ovvero la fornitura di un articolo non corretto in sostituzione o in aggiunta ad un articolo corretto già esistente.

Anche la natura del magazzino può avere un impatto negativo sul picking. Un errore che si dovrebbe assolutamente evitare in questo caso è il livello delle scorte troppo grande e allo stesso tempo disordinato e mal strutturato. Qui gli articoli immagazzinati si trasformano rapidamente in una massa confusa di contenitori troppo pieni di merce impilata. Trovare la strada e mettere insieme gli articoli giusti nelle giuste quantità può essere inutilmente dispendioso in termini di tempo per i vostri collaboratori.

Questo è collegato ad un altro errore di allestimento degli ordini: superfici di stoccaggio troppo grandi. Nei lunghi tragitti tra gli scaffali si perde molto tempo, il che a sua volta mette sotto pressione i vostri dipendenti e termina con errori nell'esecuzione. Pertanto, o riducete al minimo lo spazio di stoccaggio attraverso strategie logistiche di approvvigionamento e di smaltimento o investite un po' di lavoro in una struttura di magazzino efficiente - compresa la sicurezza dell'approvvigionamento abituale. In questo caso, anche un'ottimizzazione o una riprogettazione delle scorte può essere d'aiuto, il che è in linea con una più efficace prestazione delle scorte. Strutture chiare e brevi distanze sono la chiave per il successo dell'allestimento degli ordini.

L'ordine è metà della vita, il vernacolo lo sa da centinaia di anni e non ha torto quando si tratta di logistica. Non solo le aree di stoccaggio e le scorte troppo grandi sono di per sé degli errori, che si dovrebbero assolutamente evitare al momento del prelievo. Perché questi due portano a un altro errore sgradevole, l'errore di stato. Le grandi aree di stoccaggio portano a grandi scorte e queste a loro volta favoriscono il danno reciproco tra i prodotti. Questo ha anche un impatto negativo sul prelievo. Pertanto, riducete i livelli delle vostre scorte e investite abbastanza tempo in strutture adeguatamente organizzate. Un altro errore che idealmente non dovreste fare durante il picking è quello di considerare solo lo stato effettivo del vostro reparto logistico. Regolari verifiche dell'efficacia e del potenziale di razionalizzazione sono un must. Il vostro dipartimento logistico può lavorare in modo efficiente solo se l'intera catena logistica è inclusa nell'organizzazione di picking. Qui si trova il maggiore potenziale per un successo economico duraturo e per ridurre al minimo il tasso di errore nell'allestimento degli ordini.

Si', le persone commettono errori. Questo è nella loro natura e non può essere evitato al 100%. L'incuria, la pressione del tempo o l'errata manipolazione dei sistemi di prelievo possono portare ad errori e avere un impatto negativo significativo sul prelievo. È quindi uno dei più grandi errori commessi da alcuni responsabili di magazzino e di stabilimento per ignorare il fattore umano. Si dovrebbe quindi fare affidamento su istruzioni operative chiare, su processi trasparenti e semplici e su un numero ridotto di fasi di processo. Questo rende il lavoro quotidiano dei vostri dipendenti più facile e più motivato, il che a sua volta favorisce una buona atmosfera di lavoro e riduce al minimo le fonti di errore legate allo stress.

Questo è uno dei motivi per cui le lunghe distanze dovrebbero essere menzionate separatamente come uno degli errori da evitare durante il prelievo. Se un collaboratore deve percorrere troppe distanze durante la compilazione degli articoli, vale a dire in particolare tra i singoli prelievi, questo porta a una diminuzione della sua concentrazione, lo demotiva e alla fine si traduce in una compilazione sbagliata della packing list. In uno studio condotto dal Fraunhofer Institute for Material Flow and Logistics di Dortmund, ad esempio, è emerso che circa il 93 per cento di tutti gli errori di prelievo sono errori di presa o di assegnazione dovuti a una mancanza di attenzione.

Infine, si dovrebbe fare attenzione a non trascurare il cosiddetto tempo morto. Composto da tempo di prelievo, tempo di viaggio e tempo di base, descrive il tempo improduttivo, ma allo stesso tempo inevitabilmente non produttivo, che si verifica durante il prelievo a causa delle attività di pre e post-elaborazione. Può essere, ad esempio, la ricerca o l'identificazione dell’allocazione di un articolo. Anche in questo caso è necessario affidarsi ad un'organizzazione approfondita, tenendo conto degli errori già citati e da evitare, per mantenere questo tempo non produttivo il più basso possibile. In questo modo si ottiene un pacchetto globale completo che porta il prelievo degli ordini e quindi l'intera azienda a un nuovo livello di successo.