Wie Sie Lieferverzug durch eine gute Lagerorganisation vermeiden

Wenn eine georderte Ware nicht pünktlich ankommt, ist das immer ärgerlich – sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer. Doch während der Kunde in erster Linie „nur“ eine längere Wartezeit in Kauf nehmen muss, hat der Lieferant weitaus mehr Nachteile durch den Lieferverzug. Zusätzliche Arbeitszeit, steigende Kosten und unzufriedene Kunden sind hier nur einige von vielen Faktoren, die sich negativ auf sein Unternehmen und dessen Wirtschaftlichkeit auswirken. Doch das muss nicht sein. Denn mit der richtigen Lagerorganisation lässt sich ein Lieferverzug in den meisten Fällen vermeiden. Die besten Tipps dazu verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Fest steht, jedes Lager braucht eine feste und einheitliche Struktur. Und das gilt unabhängig von der Größe für alle Lager. Selbst kleine Lagerräume bieten ohne richtige Struktur genügend Raum für Chaos und damit für Lieferverzug. Wer also in seinem Unternehmen auf einen optimalen, schnellen und effizienten Ablauf aller Prozesse und Arbeitsschritte setzen möchte, sollte ausreichend Zeit in die Planung und Umsetzung einer guten Lagerstruktur investieren.

Konkret bedeutet das, dass Ihr Lager sowohl räumlich als auch dokumentarisch einheitlich aufgeteilt, benannt und erfasst sein sollte. Dazu gehört in erster Linie ein übersichtlicher Aufbau Ihres Lagers. Regale, Paletten oder sonstige Stauelemente sollten so aufgestellt sein, dass sie einen reibungslosen Durchgang zwischen den Gängen ermöglichen. Eine ausreichend breite Gestaltung der Gänge unterstützt dies ebenfalls. So können Ihre Mitarbeiter schnell zu den jeweiligen Lagerplätzen gelangen, die geforderten Waren zusammenstellen und Bestellungen zügig abarbeiten – das spart wertvolle Zeit und ist ein erster Schritt, um dem Lieferverzug vorzubeugen.

Ein weiterer Punkt, um Liefertermine durch Struktur einzuhalten, ist die konsequente Beschriftung von Lagerplätzen und Waren. Bei größeren Lagern empfiehlt sich hierzu auch eine Einteilung des Lagers in verschiedene Zonen. Hat jeder Bereich eine passende, individuelle Bezeichnung, fällt es Ihren Lagermitarbeitern leichter, sich zu orientieren. Das spielt ebenfalls dem Faktor Zeit in die Karten und unterstützt eine schnellere Bearbeitung von Aufträgen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang jedoch, die Beschriftungen des Lagers in enger Zusammenarbeit mit der Lagerverwaltung zu erstellen. Nur so kann diese alle Daten fehlerfrei und einheitlich in das von Ihnen verwendete EDV-Programm zur Verwaltung des Lagers eingeben.

Auch hilfreich ist bei der Lagerorganisation eine Strukturierung mit Barcodes. Diese sorgen dafür, logistische Prozesse zu beschleunigen, Lagerplätze zu codieren und können Mitarbeiter eine schnelle Rückmeldung geben, ob diese sich am richtigen Lagerplatz beim richtigen Produkt befinden. Gerade für neue Mitarbeiter kann das eine erhebliche Erleichterung sein, um sich im Lager zurecht zu finden. Das wiederum fördert einen reibungslosen Ablauf aller Arbeiten im Lager und beugt Lieferverzug durch Orientierungslosigkeit und Zeitverlust vor.

Ein Kunde muss auf seine Lieferung warten, weil Sie nicht genügend Waren im Lager haben? Das wäre ein ungünstiger Fall, der sich mit der richtigen Lagerorganisation vermeiden lässt. Worauf es ankommt, ist eine weitsichtige Planung und regelmäßige Überprüfungen Ihrer Lagerbestände. Lassen Sie das außer Acht, so kommt es schnell zu Engpässen in Bezug auf die Waren. Und das wirkt sich direkt auf die Lieferzeiten aus. Die Folge: Lieferverzug, unzufriedene Kunden und steigende Kosten für Ihr Unternehmen. Eine regelmäßige Bestandserhebung oder lückenlose Dokumentation schafft hier Abhilfe.

Achten Sie zudem darauf, immer genügend Waren zur Verfügung zu haben. Empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang auch die Arbeit mit einer Art Puffer. Haben Sie immer ein wenig mehr Waren vorrätig als benötigt, sind Sie bei jeder Bestellung auf der sicheren Seite. Zudem macht ein Warenpuffer Sie selbst unabhängiger von Lieferanten und Ihr Unternehmen kann autarker agieren. Je weniger Sie also von anderen Zulieferern abhängig sind, desto eigenständiger können Sie arbeiten und Ihre Lagerorganisation noch besser auf Ihre Kunden und deren Bestellungen abstimmen. Auch das ist ein wichtiger Faktor, um Lieferverzug zu vermeiden. Das gilt insbesondere für den Fall, dass Sie eine eigene Produktion haben. Hier ist eine umfassende Planung aller Abläufe wichtig, damit Sie zu jeder Zeit über genügend Waren verfügen. Beachten sollten Sie deswegen immer die Wiederbeschaffungszeit der zur Produktion nötigen Materialien. Nur so können Sie zur richtigen Zeit die richtigen Stückzahlen herstellen. Ein weiterer wichtiger Punkt, um Lieferverzug zu vermeiden, ist eine reibungslos verlaufende, innerbetriebliche Logistik. Dafür ist eine lückenlose Kommunikation zwischen Lager, Produktion und Versand entscheidend.

Dennoch, nicht immer ist es möglich, komplett unabhängig von Lieferanten zu agieren. Deswegen ist es sehr wichtig, dass Sie im stetigen Dialog mit Ihren Zulieferern stehen. Denn auch das macht einen wesentlichen Bestandteil einer guten Lagerorganisation aus. Kommunizieren Sie regelmäßige mit Ihren Lieferanten und informieren Sie diese rechtzeitig über neue, zusätzliche oder außerplanmäßig große Bestellungen. So können diese sich ebenfalls auf Ihre Anforderungen einstellen und Sie zügig beliefern. Das wiederum unterstützt Ihre logistische Arbeit und beugt einem Verzug des angekündigten Liefertermines vor.

Hinzu kommt auch die Kommunikation. Achten Sie darauf, alle technischen, räumlichen und personellen Faktoren miteinander in Bezug zu bringen und aufeinander abzustimmen. Nur wenn alle Prozesse vernetzt sind, können sie problemlos funktionieren. Das gilt im Übrigen auch für die Kommunikation sämtlicher Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Stehen diese in regelmäßigem Austausch, lassen sich Fehler in der Übermittlung von Informationen und ein damit zusammenhängender zeitlicher Verlust bei der Auftragsbearbeitung durch Unstimmigkeiten vermeiden.

Wie gut die logistischen Arbeiten in einem Unternehmen funktionieren, hängt maßgeblich von der Organisation seines Lagers und aller damit zusammenhängenden Prozesse und Arbeitsschritte ab. Dabei dient ein Lager nicht bloß als reiner Vorratsraum, sondern beeinflusst auch das operative Geschäft. Kommt es zu einem Lieferverzug, liegt die Ursache deswegen in den meisten Fällen an einer mangelhaften Lagerorganisation. Um eine solche Situation gar nicht erst aufkommen zu lassen, ist es entscheidend, dem Lager die zentrale Rolle zuzuschreiben, die es tatsächlich hat. Erst wenn Sie seine Wichtigkeit im Zusammenhang mit dem gesamten Unternehmen erkannt haben, können Sie es optimal für alle Prozesse strukturieren.

Nachträgliche Änderungen der Struktur und Organisation im laufenden Betrieb Ihres Lagers vorzunehmen, kann sich jedoch schwierig gestalten. Deswegen ist es empfehlenswert, sich bereits bei der Planung Ihres Lagers zu überlegen, wie Sie dieses bestmöglich strukturieren und organisieren können. Nutzen Sie bereits zu diesem Zeitpunkt die Chance, den Verzug einer Lieferung zu verhindern – und zwar lange, bevor er überhaupt entsteht.

Generell gilt: Ehrlichkeit währt am längsten. Aus diesem Grund ist es essenziell, dass Sie Ihren Kunden nur realistische Lieferzeiten angeben und auf eine klare und ehrliche Kommunikation setzen. Informieren Sie Ihre Kunden im Falle eines Lieferverzugs, bei Lieferproblemen oder auch bei Betriebsferien rechtzeitig. So weiß Ihr Kunden Bescheid, wenn er gegebenenfalls länger auf seine Waren warten muss und wird es Ihnen auf Grund Ihrer Ehrlichkeit sicher nachsehen.

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