4 Phasen und 12 Schritte des erfolgreichen Projektmanagements

Projekte können je nach Bereich extrem komplex sein. Man denke dabei an große Bauprojekte, Lagerhaus-Projekte und auch EDV-Projekte, wie beispielsweise die Einführung eines Lagerverwaltungssystems (LVS). Umso wichtiger sind dann eine detaillierte Planung und Organisation des Projektablaufes. 

Laut des Gabler Wirtschaftslexikons sind Projekte „eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert“. 

Projekte lassen sich auch überplanen, wobei dann für den Ablauf und die einzelnen Projektschritte keine Flexibilität mehr vorhanden ist. Auf der anderen Seite steht der "Machertyp", der häufig soziale Kompetenz besitzt und sein Team gut motivieren kann, der dann aber auf eine dezidierte Planung weitgehend verzichtet. Hier läuft dann meist die Zeit- und Budgetplanung aus dem Ruder. Es sollte also möglichst der Mittelweg zwischen den beiden Extremen gefunden werden (1). 

Das Projektmanagement im Unternehmen lässt sich in vier Phasen unterteilen: Auftragsklärung, Grobplanung, Feinplanung sowie Projektsteuerung und Controlling. Bei der Auftragsklärung muss genau festgelegt werden, welche Ziele mit welchen Ressourcen in welchem Zeitraum erreicht werden sollen. Wichtig ist unbedingt, dass ein genaues Anfangs- und Enddatum festgelegt wird. Hier handelt es sich um das auch im Coaching bekannte "klar definierte Endergebnis (welldefined Outcome)". Dabei sollte auch möglichst die "SMART-Formel" für die Zielfestlegung genutzt werden. Ziele sollten spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein (2). Um Probleme bzw. Auseinandersetzungen mit dem Projektauftraggeber zu vermeiden, sollten neben den Projektzielen auch die Nicht-Ziele genau definiert werden. Damit soll genau geklärt werden, welche Aufgaben nicht zu den Aufgaben des Projektmanagers gehören und somit auch nicht das Budget belasten. Welche Arbeiten müssen zum Ende des Projektes umgesetzt sein? Welches Budget ist vorgesehen? Natürlich muss festgelegt werden, wer am Projekt mitarbeitet und wer für die Umsetzung der jeweiligen Arbeiten im Unternehmen verantwortlich ist. Das Projekt sollte einen prägnanten Namen bekommen, damit alle Projektbeteiligten und Stakeholder sofort wissen, worüber gesprochen wird. Die Auftragsklärung muss auch unbedingt von Auftraggeber und Projektleiter verpflichtend unterschrieben werden. Eventuell schon bekannte Rahmenbedingungen und Risiken sollten zudem in der Auftragsklärung vermerkt werden. 

Bei der Projektorganisation müssen alle am Vorhaben Beteiligten inklusive der Hierarchie grafisch dargestellt werden. Hier werden auch die Stakeholder gelistet. Als Stakeholder wird eine Person, ein Unternehmen oder eine Gruppe bezeichnet, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder das Ergebnis eines Projektes hat. Dabei können sie direkt am Vorhaben beteiligt sein oder auch das Projektergebnis und den Projektverlauf beeinflussen bzw. durch diese beeinflusst werden. 

Je nachdem wie komplex und groß die Aufgabe ist, kann das Projekt nur durch den Projektleiter geplant werden oder durch das ganze Team auf einem sog. Planungsworkshop. Es gibt verschiedene Methoden zur Projektplanung (3) auch mithilfe einer Software. Die einfachste ist die Vorgangsliste, die sich für kleinere Projekte eignet. In der Liste werden alle Vorgänge (geplante Arbeitspakete) mit Dauer aufgelistet. Zudem wird auch gelistet, welche Arbeiten dem Vorgang vorausgehen (Vorgänger) müssen und welche nachfolgen (Nachfolger). Über die Arbeitspakete (AP)-Nr. kann das jeweils Arbeitspaket genau identifiziert werden. Für Projekte mit wenigen Vorgängen reicht die Balkendiagramm-Methode für die Terminplanung aus. Bei dieser Methode repräsentiert jeder Balken ein Arbeitspaket. Für komplexe Projekte wird meist die Netzplantechnik im Unternehmen verwendet. Die einzelnen Vorgänge werden dabei als Kästen dargestellt (auch als Knoten bezeichnet) und mit den Terminangaben versehen. Die Netzplantechnik verwendet Netzpläne, die eine temporale und finale Verkettung von Aktionen beschreiben. Ziel der Netzplanung ist die Planung der logischen Beziehungen zwischen den Vorgängen und der zeitlichen Lage der Vorgänge. Der Netzplan stellt die Basis für die Erstellung von Kommunikationsinstrumenten, wie z. B. Meilensteine, Balkenplan oder vernetzter Balkenplan dar. Aus dem Netzplan kann man auch erkennen, welche kritischen Aktivitäten das Projekt verzögern können und ob der Ablauf im Zeitplan liegt. Das Konzept der Netzplantechnik beruht auf der Erfahrung, dass wenige Aktivitäten, die den längsten Pfad (kritischen Pfad) durch das Netzwerk bilden, den Verlauf des gesamten Projektes bestimmen. 

Schritt 1: Projektstrukturplan (PSP): Gesamtprojekt in Teilprojekte und Arbeitspakete gliedern. 
 
Schritt 2 Projektablaufplan: Arbeitspakete definieren und Arbeitspakete in eine zeitlich logische Reihenfolge bringen. 
 
Schritt 3 Terminplan: Den Zeitbedarf für die einzelnen Arbeitspakete schätzen und die voraussichtliche Projektlaufzeit ermitteln. 
 
Schritt 4 Ressourcen- und Kapazitätsplan: Die benötigten Ressourcen ermitteln und vorhandene Ressourcen mit Bedarf abstimmen. 
 
Schritt 5 Kosten- und Budgetplan: Die Kosten für die benötigten Ressourcen schätzen, Kosten ermitteln und Budget erstellen. 

Schritt 6 Riskmanagement: Die Risikoanalyse umfasst das Einschätzen, Bewerten und Priorisierung von Risiken (und auch Chancen). In DIN 69905 wird Riskmanagement auf die "Ausschaltung, Vermeidung oder Verringerung von Projektrisiken" beschränkt, da die Identifizierung und Analyse Bestandteil der Risikoanalyse sind. 

Schritt 7 Projektdokumentation: (PDO, gelegentlich auch Projektabschlussbericht) ist gem. DIN 69901 die Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes. 

In der Feinplanung werden die Arbeitspakete genauer beschrieben. Ein Arbeitspaket kann als ein Miniprojekt innerhalb des Gesamtprojektes gesehen werden. Es besitzt einen Verantwortlichen, einen Zeitplan und eine Struktur. Die zum jeweiligen Arbeitspaket gehörenden Teilarbeiten müssen in der Feinplanung durchgeplant werden. Wird die Netzplantechnik verwendet, muss nun der "kritische Pfad" (s. o.) bestimmt werden - also die Aktivitäten, die das Projekt maßgeblich verzögern können. Da manche notwendigen Aktivitäten erst in der Feinplanung ersichtlich werden, muss jetzt ein Kapazitätenplan erstellt werden. Die Dauer und Kosten der Aktivitäten im jeweiligen Arbeitspaket werden erneut eingeschätzt und evtl. ein neuer Ressourcenplan erstellt. Gut strukturierte Kommunikation ist ein ganz essenzieller Faktor für ein erfolgreiches Projekt. Alle Meetings müssen einschließlich festgelegter Termine, der einbezogenen Projektbeteiligten und Stakeholder bis zum Projektende geplant werden. Zudem sollte auch festgelegt werden, wie mit Stakeholdern kommuniziert werden soll. 

Schritt 8. Arbeitspakete genauer beschreiben: Teilarbeiten bzw. Aktivitäten müssen genauer definiert werden. 

Schritt 9 Bei Verwendung der Netzplantechnik den sog. "kritischen Pfad" finden. Wenige Aktivitäten, die den längsten Pfad (kritischen Pfad) durch das Netzwerk bilden, bestimmen den Verlauf des gesamten Projektes. 

Schritt 10 Kapazitätenplan erstellen: Die Dauer und Kosten der Aktivitäten im jeweiligen Arbeitspaket werden erneut eingeschätzt und evtl. ein neuer Ressourcenplan erstellt. 

Schritt 11 Kommunikationsplan erstellen: Genaues Festlegen der Projektmeetings und der Termine bzw. Projektbeteiligten. 

Das Projekt muss nach dem Abschluss der erfolgreichen Planungen gesteuert werden. D. h. die Mitarbeiter müssen in den Projektablauf steuernd eingreifen, wenn sich Probleme, Hindernisse und Verzögerungen abzeichnen. Auch sollte von den Verantwortlichen der jeweiligen Arbeitspakete regelmäßig Statusberichte übermittelt werden. Der Großteil des Projektcontrollings passiert in sog. Statusmeetings. Hier können und sollen Probleme offen auf den Tisch gelegt werden und besprochen werden. Anhand des Projektstrukturplans und der Statusberichte wird der Fortschritt des Projektes überprüft und bestehende offene Punkte geklärt. Risiken sollten zumindest bei jedem zweiten Statusmeeting besprochen werden. 

Schritt 12: Statusberichte abgeben und Statusmeetings durchführen 

Literatur:

1 Özdil Ertan, Was ist Projektplanung?, weclapp SE Lexikon, Link 

2 Hettl Matthias K., Ziele formulieren: Mit der SMART-Formel klare Ziele formulieren, Weka Business Media KG, Link 

3 Projektmanagement: So führen Sie Projekte zum Erfolg, VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft A, Bonn, Link