Harmonogram dyżurów w magazynie

Zorganizowany plan dyżurów w magazynie jest szczególnie ważny ze względu na istniejące zależności od procesów roboczych, jak również od producentów, przewoźników i usługodawców. Ale co reguluje i zawiera taki plan?

Przyszłościowe miejsca pracy cieszą się dużym popytem. Jednak wraz z zapierającym dech w piersiach rozwojem technologii i zmieniającymi się wymaganiami w zakresie kształcenia zawodowego coraz trudniej jest dokonać właściwego wyboru zawodu. Sektor techniki magazynowej oferuje wiele możliwości wejścia na rynek i dobre perspektywy kariery w najbliższej przyszłości. Do zawodów w technice magazynowej, które można wybrać, należą na przykład: handlowiec przemysłowy, doradca ds. techniki magazynowej, specjalista ds. logistyki magazynowej, specjalista magazynier, specjalista ds. kompletacji zamówień, technik serwisowy ds. techniki transportu i techniki magazynowej oraz dyspozytor magazynu. Od kalkulacji i przygotowania pracy, poprzez planowanie i kontrolę produkcji, doradztwo dla klientów i komisjonowanie, aż po konserwację i naprawę urządzeń i modułów technicznych – zakres czynności w tym zakresie jest bardzo zróżnicowany.

Zorganizowany plan dyżurów i praca w systemie zmianowym.

W magazynie praca jest organizowana często w systemie dwu- lub trzyzmianowym. Ze względu na istniejące zależności od procesów roboczych jak również od producentów, przewoźników i usługodawców, nieodzowny jest również uregulowany plan dyżurów. Można tu przytoczyć np.
Metodę Kanbana i dostawy just-in-time komponentów w produkcji. W metodzie Kanbana obszary produkcyjne lub magazyny buforowe są ze sobą połączone w ściśle zsynchronizowany łańcuch procesów. Każde opóźnienie lub błąd prowadzi do awarii całego łańcucha procesu. Łatwo jest zatem zrozumieć, że każdy mężczyzna/kobieta musi znajdować się we właściwym miejscu i we właściwym czasie. Nieplanowana nieobecność lub niepunktualność mają bezpośredni wpływ na cały łańcuch procesów. Według TÜV Rheinland, "ciągłe doskonalenie wszystkich usług powinno być stałym zadaniem organizacji (DIN ISO 9000:2000). Szczególnie w zakresie organizacji pracy magazynów i produkcji wymagane są wydajne przepływy pracy w celu zapewnienia dostępności przy możliwie najniższych stanach magazynowych". Praca w systemie zmianowym często łączy w sobie kwestie pracy w nocy i pracy w niedzielę. W związku z tym wymaga ona uzyskania zezwolenia, jeżeli narusza ona zakaz pracy w nocy i/lub w niedzielę. Ponadto ustawa prawo pracy zawiera dodatkowe przepisy dotyczące pracy w systemie zmianowym. Prawo pracy ma na celu osiągnięcie równowagi między interesami gospodarczymi przedsiębiorstw a zagrożeniami dla zdrowia pracowników. W związku z tym stworzono dużą liczbę rozporządzeń, ale także - pod pewnymi warunkami - wyjątków. Czas pracy nie może przekraczać jedenastu godzin na jednej zmianie, włączając w to przerwy.

Maksymalny tygodniowy czas pracy w zakładach przemysłowych wynosi 45 godzin, nie może on zostać przekroczony średnio o 16 tygodni (wyjątek: 20 tygodni) w przypadku nieprzerwanego funkcjonowania. Maksymalny tygodniowy czas pracy może zostać przedłużony dla poszczególnych okresów z siedmiu następujących po sobie dniach do 52 godzin (lub 60 godzin w przypadku głównie służby wojskowej).

Co reguluje i obejmuje harmonogram dyżurów?

Zakładając określone ilościowe i jakościowe zapotrzebowanie na personel, w harmonogramie dyżurów (grafiku) dla konkretnej jednostki organizacyjnej (dzień, tydzień, miesiąc, itp.) określa się początek i koniec czasu pracy oraz przerwy dla zatrudnionego personelu. Oprócz tego ustala się, kto z pracowników ma w danym czasie dyżur. Pracodawca określa konkretnie, kiedy pracownik ma wykonać należącą do niego pracę, korzystając w związku z tym prawa do wydawania poleceń zgodnie z § 106 zdanie 1 GewO odnoszącym się do systemu i rozkładu czasu pracy. Podczas sporządzania harmonogramu dyżurów należy rozważyć wzajemne interesy pracodawcy i pracownika. Ramowy harmonogram dyżurów określa pewne kryteria, ułatwiające sporządzanie poszczególnych grafików. Kryteria te dotyczą na przykład pracy w systemie zmianowym, godzin pracy w poszczególnych dniach roboczych, wymogów prawnych lub umownych, które należy uwzględnić (np. czas przerwy), okoliczności zakładowe lub uwarunkowane prawem pracy, takie jak długość i czas trwania zmiany lub indywidualnie zatwierdzane prawa pracowników do urlopu. Harmonogram dyżurów jest pod względem prawnym dokumentem. Wpisy i zmiany muszą być bez żadnych wątpliwości zrozumiałe. Niedozwolone jest również przekreślanie danych nie pozwalające na ich rozpoznanie. Formularz harmonogramu dyżurów powinien być jasny i normalnych rozmiarów. Użyte symbole i skróty muszą być jednoznaczne i objaśnione. Harmonogram dyżurów powinien zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko pracownika
  • kwalifikacje
  • planowany czas pracy (poziom wykorzystania mocy produkcyjnych, zakres, możliwy również jako wartość procentowa)
  • potwierdzenie do celów wyrównania za pracę w dni wolne od pracy, nadgodziny, za które przysługuje rekompensata
  • okres obowiązywania harmonogramu oraz oznaczenie działu objętego harmonogramem,
  • datę utworzenia, podpis sporządzającego i zatwierdzającego przełożonego
  • dyżury planowe
  • dyżury pozaplanowe (zarządzone zmiany)
  • odstępstwa od planu docelowego (rzeczywisty czas trwania pracy, np. w formie przepracowanych dodatkowych minut).

Harmonogram dyżurów jest również często wykorzystywany do dokumentowania i potwierdzenia rzeczywistego czasu pracy.

Jak sporządza się harmonogram dyżurów?

Istnieje kilka powszechnie stosowanych sposób na sporządzanie harmonogramów dyżuru. Jednym z mało profesjonalnych, ale rozpowszechnionym w małych zakładach sposobem jest samodzielne wpisywanie się pracowników do grafiku in blanco. W tym celu można również organizować spotkania organizacyjne dotyczące ustalania grafiku. Kierownik interweniuje tylko wtedy, gdy niektóre dyżury są nieobsadzone lub gdy członek zespołu jest nieobecny. Proces uzgodnień grafiku jest czasochłonny i kosztowny i prowadzi często do niezadowolenia. W wariancie 2 za sporządzanie grafiku jest odpowiedzialny pracownik lub kierownik działu, którego zadaniem jest przy tym uwzględnienie różnych kryteriów. Należy przestrzegać przepisów prawnych lub zakładowych, takich jak okresy odpoczynku, maksymalne godziny pracy i życzenia pracowników. Widać więc, że sporządzanie grafiku jest skomplikowane, czasochłonne i często bardzo podatne na błędy. Trzecim wariantem jest tworzenie grafiku w programie Excel. Ta metoda pozwala na bezproblemowe wprowadzanie działań i rozdzielanie grafiku wśród pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej i wydruków. Ale również tu są pewne granice. Nadawanie kryteriów pracownikom oraz przydzielanie poszczególnych zmian, jak również obliczanie czasu pracy i nadgodzin jest często skomplikowane. Czwartym i ostatnim wariantem jest tworzenie grafiku za pomocą platform online. Przy przydzielaniu pracowników do obowiązków automatycznie sprawdzane są różne kryteria planowania, takie jak maksymalny czas pracy, okresy odpoczynku i nieobecności. Pozwala to uniknąć błędów w planowaniu. Zmiany w grafiku zostają przesłane pocztą elektroniczną. Wadą jest to, że programy są płatne i że dane powierzane są innym. W związku z tym należy uwzględnić właściwe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Jakich zasad/przepisów musi przestrzegać przedsiębiorstwo?

Podczas sporządzania grafiku należy przestrzegać zarówno przepisów prawa publicznego, w szczególności ustawy o czasie pracy (ArbZG), jak i przepisów prawa prywatnego, takich jak układy zbiorowe, umowy o pracę lub umowy o dzieło. ArbZG reguluje maksymalny czas pracy w dniu roboczym (§ 3), przerwy (§ 4), okresy odpoczynku (§ 5) oraz pracę w nocy i w systemie zmianowym (§ 6). Wyjątki dotyczą różnych szczególnych grup osób, takich jak młodzież (ustawa o ochronie zatrudnienia młodzieży), kobiety w ciąży (ustawa o ochronie macierzyństwa), osoby odbywające służbę cywilną (ustawa o służbie cywilnej) oraz osoby o znacznym stopniu niepełnosprawności (kodeks socjalny IX).

Chcesz się dowiedzieć więcej na temat zawodów występujących w magazynie, sporządzania grafików i właściwych przepisów? Skontaktuj się wobec tego z jednym z naszych doradców za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub formularza kontaktowego.

Te tematy mogą Cię również zainteresować

BITO Newsletter