Mit optimaler Bestellmenge zu mehr Wirtschaftlichkeit

Für die Wirtschaftlichkeit eines Betriebes ist es unter vielem anderen unerlässlich die optimale Bestellmenge für Artikel, Betriebsmittel und Produkte zu finden. Um die optimale Bestellmenge zu ermitteln, müssen die minimalen Gesamtkosten - bestehend aus Bestell- und Lagerkosten - berechnet werden. Diese kann variieren, da sie vom Herstellungs- und Vertriebsprozess abhängt. Die Bestellkosten hängen z. B. von den Versandkosten, Bestellmengen und Rabatten ab. Die Lagerkosten gehören zu den Betriebsausgaben. Dazu gehören auch Posten wie die Miete für Räumlichkeiten, Strom und Arbeitszeit für die Einlagerung sowie Aufbereitung der Artikel. Für die optimale Bestellmenge gibt es also vielerlei Einflussfaktoren. 

Generell sollten Unternehmer möglichst wenig Kapital durch die Lagerung von Produkten binden, um liquide zu bleiben. Durch ausreichende Liquidität ist der Unternehmer in der Lage Investitionen zu tätigen, Rechnungen zu begleichen und unvorhergesehene Kosten zu decken. 

Wie schon erwähnt, sollte man das gebundene Kapital und hohe Lagerkosten durch eine zu hohe Bestellmenge und daher einen Überschuss an gelagerten Produkten und Artikeln vermeiden. Die Lagerkosten steigen durch den Unterhalt für ein zu großes Lagergebäude, Regale, Boxen und Behälter, Stapler, etc. Zudem tragen zu hohe Personalkosten für Lagermitarbeiter dazu bei. Das Ein- und Auslagern von Waren nimmt Arbeitszeit in Anspruch, die natürlich wieder Geld kostet. 

Allerdings fallen die Transportkosten bei größeren Bestellmengen meist geringer aus, da seltener bestellt werden muss. Auch auf die Höhe von Mengenrabatten ist zu achten. Ist der Mengenrabatt enorm groß und übersteigt andere Kosten, kann sich das auch wieder positiv auf die Liquidität auswirken. 

Fixkosten, die unabhängig von der Bestellmenge anfallen, sind z. B. Personalkosten und Lieferkosten (die nach Kosten und Gewicht variieren). Die optimale Bestellmenge steigt mit den Kosten für die Bestellung. 

Auch die Kosten für die Finanzierung der Bestellung (Zinsen) - falls notwendig - z. B. durch eine Bank müssen bedacht werden. Wird die Rechnung mit dem Eigenkapital beglichen, könnten gewinnbringendere Alternativen z. B. durch Geldanlagen versäumt werden. Die optimale Bestellmenge fällt mit steigenden Kosten für die Finanzierung. 

Nicht zuletzt sollte man auch die Lieferzeit nicht vergessen. Werden Produkte aus dem Ausland bestellt, sollte man auf eine möglichst frühe Bestellung und evtl. Verzögerungen achten. 

Die Planung des optimalen Bestandes für Saisonartikel ist nicht immer einfach. Wenn sich die Artikel sehr schnell verkaufen (Schnelldreher), müssen natürlich auch hohe Mengen bestellt werden. Meist ist die Lagerdauer recht kurz. Allerdings kann sich die Nachfrage saisonal und je nach Produkt stark verändern. 

Wesentliche Ursachen von Saisonalitäten (1) sind z. B. Klima- und Witterungsveränderungen im Jahresverlauf sowie Festtage und Volksbräuche. Schwankungen müssen noch nicht einmal regelmäßig und vorhersehbar sein. Manche Branchen wie die Konsumgüter- und Lebensmittelindustrie, die Modeindustrie, der Agrarsektor, u. a. sind besonders davon eingenommen. Generell betrifft es fast jedes Unternehmen - der Absatz bzw. die Bedürfnisse nach bestimmten Produkten schwanken mehr oder weniger. Darüber hinaus kann natürlich auch das Angebot an Rohstoffen, Halbfertigwaren oder fertigen Produkten für die Produktion von Gütern schwanken. Es gibt verschiedenste Möglichkeiten, wie sich ein Unternehmen darauf einstellen kann - und zwar in der eigenen Planung und den Betriebsabläufen bzw. der Logistik. 

Es existieren Softwarelösungen für die Bestands- und Dispositionsoptimierung, um die Lagervorräte dem schwankenden Bedarf anzupassen. Auf der Basis von Verkaufszahlen aus den vergangenen Jahren und unter Einbindung statistischer Verfahren wird automatisch die optimale Bestellmenge für einen bestimmten Zeitraum errechnet. Saisonale Schwankungen werden in die Prognose mit einbezogen, wobei spontane Nachfrageveränderungen durch Algorithmen geglättet werden. Soll ein sehr hoher Servicegrad erreicht werden und damit die sofortige Ausführung einer großen Anzahl von Bestellungen gesichert sein, müssen die Sicherheitsbestände dementsprechend groß sein. Auch bei der besten Planung sollten bestimmte Bestände an Produkten zu Sicherung der Lieferfähigkeit vorgehalten werden. Aufgrund der Forderung nach einer geringen Kapitalbindung und eines schlanken Lagers dürfen diese Bestände allerdings nicht zu groß sein, sondern müssen optimiert werden. Besonders bei JIT-Anlieferung oder Kanban-Systemen in Betrieben sind Pufferlager nötig. Eine leichte Beeinträchtigung kann hier zu einem Produktionsausfall führen und sofort beträchtliche Kosten verursachen. 

Andere Maßnahmen zum Ausgleich von Nachfrageschwankungen sind beispielsweise die Lieferantenoptimierung, der Einsatz von saisonalen Zeitarbeitskräften und die Minimierung von Vorlaufzeiten bei den Bezugsquellen, um auch die Wahrscheinlichkeit eines Bullwhip-Effekts (Peitscheneffekts) zu reduzieren. Dabei schaukeln sich Bestellschwankungen zum Ursprung der Lieferkette (Lieferanten) hinauf. 

Die optimale Bestellmenge wächst generell mit der Größe des Jahresabsatzes eines Produktes. 

Aufgrund der Forderung nach einer geringen Kapitalbindung und eines schlanken Lagers dürfen Artikel-Bestände nicht zu groß sein, sondern müssen optimiert werden. Zu hohe Bestände (2) binden nicht nur Kapital, sondern blockieren auch Flächen und Räume, die dann für eine andere Nutzung - beispielsweise den Einsatz weiterer Produktionsmittel - nicht mehr zur Verfügung stehen. Ein Unternehmen muss immer genügend Liquidität besitzen, damit es Rechnungen bezahlen und Investitionen tätigen kann. Überbestände behindern in der Logistik oftmals auch die etablierten Prozesse. Durch den Such- und Räumaufwand entstehen zusätzliche Kosten für das Unternehmen. 

Mit einer Just-In-Time (JIT)-Anlieferung lassen sich definitiv Lagerkosten sparen und die Kapitalbindung senken. Trotzdem sollte zur Sicherheit ein Pufferlager geführt werden. JIT ist nur möglich, wenn man sich auf den Zulieferer voll verlassen kann. Damit wird allerdings die Lieferantenbindung extrem gestärkt und die Auswahl an Lieferanten beschränkt.  

Wegen der JIT-Fertigung sind viele einzelne kleine JIT-Lieferungen mit Material notwendig, was zu einer hohen Umweltbelastung (Emissionen) und Auslastung von Verkehrswegen führt. Generell sind bei der Ermittlung und Berechnung der optimalen Bestellmenge nicht nur wirtschaftliche, sondern auch Nachhaltigkeits-Faktoren entscheidend. Der CO2-Ausstoß bei vielen kleinen Anlieferungen ist natürlich um ein Vielfaches höher als bei einer oder wenigen größeren Anlieferungen. Daneben locken natürlich auch Mengenrabatte der Hersteller. Trotzdem verursacht überschüssige Ware, die nicht verkauft werden kann, zusätzliche Kosten und eine hohe Umweltbelastung bei der Entsorgung. Bei der optimierten Bestellmenge sollte auch immer die Qualität der Produkte eine Rolle spielen, damit nicht zu viel Ausschuss entsteht. 

Bei jeder größeren Bestellmenge ist es ratsam, eine umfassende Ermittlung und Berechnung der Bestell- und Lagerkosten und anderer Faktoren wie der Nachhaltigkeit und Liquidität durchzuführen. Es sollten nicht mehr Artikel und Rohstoffe bestellt werden, als sich verkaufen oder verarbeiten lassen. 

Literatur:

1 BITO Fachwissen, Schwankungen der Nachfrage und des Angebots bewältigen, Link 

2 BTO Fachwissen, One-Piece-Flow und schlanke Produktion, Link