Optimierung des Tendermanagements

Eine Optimierung des Ausschreibungsmanagements kann Wertschöpfungspotenziale erschließen und zu einer Verbesserung der Lieferantenbeziehungen führen. Die Herausforderung liegt in der Standardisierung und Digitalisierung der Prozesse.

Um Einsparpotenziale zu realisieren, schreiben beispielsweise viele Verlader immer mehr Aufträge aus. Bei Logistikern bzw. Spediteuren entsteht dadurch der Bedarf nach einem gekonnten Tendermanagement. Besonders im Bereich der Logistik können Ausschreibungen sehr aufwendig und komplex werden. Es geht bei der Ausschreibung von Projekten, Aufträgen bzw. Dienstleistungen natürlich darum, den besten Partner und das beste Angebot ausfindig zu machen. Das kann bei komplexen und technisch herausfordernden Projekten und einer Vielzahl von Bewerbern sehr aufwändig und zeitraubend werden. Daher versucht man repetitive Schritte zu digitalisieren und zu automatisieren und sie mit einer entsprechenden Software zu vereinfachen. Darüber hinaus wird das Ausschreibungsmanagement aufgrund seiner Komplexität häufig an spezialisierte Dienstleister bzw. Ausschreibungsmanager ausgelagert. 

Das Ausschreibungsmanagement umfasst allerdings sehr viel mehr als nur die Verwaltung und Bearbeitung von Angeboten mittels einer Software. Das Tendermanagement kann grob in vier Phasen unterteilt werden (1, 2). Zunächst erarbeitet der Ausschreibungsmanager mit dem Auftraggeber z. B. einem Logistikunternehmen die spezifischen Anforderungen an die Ausschreibung (Tender). In der darauffolgenden Planungsphase werden die Rahmenbedingungen gesetzt. Dazu gehören die Art der Vergabe, die Anforderungen an den Auftraggeber und die Bieter, die konkrete Planung des Ablaufs sowie die Festlegung eines Bewertungsrasters für die Bieter. Dabei muss auch fixiert werden, wie die Angebote und Leistungstarife der einzelnen Bieter erfasst und verglichen werden sollen. In dieser Phase werden ebenso die Ausschreibungsunterlagen erstellt. Daraufhin wird der Tender publiziert und die eingehenden Angebote werden gesammelt, verglichen und bewertet. In diese Phase fallen auch die Nachverhandlungen und Vertragsverhandlungen mit den Bietern. In der letzten Phase des Tendermanagements wird die Betreuung des ausgewählten Bieters bzw. der Prozesse nach Vertragsabschluss geleistet. Zudem wird der gesamte Ablauf der beigesteuerten Leistungen evaluiert. Dadurch lassen sich die Prozesse und Zusammenarbeit mit dem Bieter optimieren. 

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Logistikoptimierungen

Übersicht: Optimierungspotenziale im Tendermanagement

Unsere Übersicht “Optimierungspotenziale im Tendermanagement“ gibt Ihnen einen schnellen Überblick zur Verbesserung der Ausschreibungsprozesse.

Herausforderung Standardisierung und Digitalisierung der Prozesse

Durch die Standardisierung der Prozesse- und Geschäftsabläufe im Beschaffungswesen kann die Bearbeitungszeit von Ausschreibungen drastisch reduziert werden. Sie ist auch die Basis der Digitalisierung und des Einsatzes einer zeitsparenden Tendermanagement-Software. Siemens Digital Logistics hat in 2020 die Studie "Digitalisierung des Tender Managements in der Kontraktlogistik" (3) durchgeführt. Sie zeigt einen eklatanten Mangel im Bereich der Digitalisierung des Tendermanagements, da 80 Prozent der Logistiker hier einen großen Verbesserungsbedarf sehen. Knapp ein Drittel der befragten Verlader und 20 Prozent der Logistikdienstleister waren dabei, daran zu arbeiten. Als Hürden für die Implementierung wurden beispielsweise ungeeignete Tools, fehlende integrierte Softwarelösungen, fehlendes IT-Know How und mangelnde Ressourcen in den Fachabteilungen gesehen. 

Optimierungspotenziale beim Ausschreibungsmanagement

Die Qualität der Ausschreibungen wird wesentlich durch die Abstimmung von technischen und kaufmännischen Bewertungen beeinflusst. Eine mangelnde Abstimmung kann sich negativ auf die Gesamtbeurteilung eines Lieferanten auswirken. Der menschliche Faktor spielt natürlich auch eine große Rolle, der insbesondere durch die fachliche Qualifikation der Einkäufer im Bereich Ausschreibungsmanagement und die Teamzusammenstellung beeinflusst wird (4). Wichtig sind standardisierte und automatisierte Routinen, einerseits um alle Aspekte beim Tender zu berücksichtigen und anderseits, um die Qualität bei der Ausschreibung zu sichern. Vor- und nachgeschaltete Prozesse sollten bei der Ausschreibung berücksichtigt werden, um Prozesse optimieren zu können und ebenso die Rollen der Verantwortlichen zu fixieren. Hier sollte ein ganzheitliches Steuerungsmodell mit einer klaren Verteilung der Rollen der Verantwortlichen entwickelt werden. Durch einen Coach kann die Qualität durch die Ausarbeitung der richtigen Vorgehensweise und die Vorbereitung von wichtigen Verhandlungen verbessert werden. Die Lieferantenbeziehungen sind auch durch die Pandemie wesentlich bedeutender und komplexer geworden. Es geht jetzt nicht mehr nur um Preisverhandlungen, sondern auch um Lieferfähigkeit, Flexibilität, gegenseitigen Nutzen, Innovationspotenzial des Lieferanten und kurz gesagt um den Aufbau einer guten Beziehung. Eine Optimierung des Ausschreibungsmanagements kann sehr viel zur Steigerung der Wertschöpfung des Beschaffungswesens beitragen. 

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Übersicht: Optimierungspotenziale im Tendermanagement

Unsere Übersicht “Optimierungspotenziale im Tendermanagement“ gibt Ihnen einen schnellen Überblick zur Verbesserung der Ausschreibungsprozesse.

Literatur 

1 Ausschreibungsmanagement (Tender Management), ibau GmbH, Link 

2 Falkenstein Anja, Digitale Ausschreibungen rechtssicher managen, Smartes Tendern, März 2020 Beschaffung Aktuell, Link 

3 Günnel Thomas, Kontraktlogistik, Studie: Tendermanagement digital – wie weit sind die Logistikunternehmen?, Automobil Industrie, Vogel Communications Group GmbH & Co. KG, Link 

4 New Now in Organizations, Neuausrichtung auf Tender Management zur Steigerung des Unternehmenswertes, Januar 2021, Camelot Management Consultants, Link 

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