La importancia de los KPIs en la logística

Con ratios logísticos relevantes como los indicadores clave de rendimiento (KPIs), se puede supervisar, analizar y optimizar continuamente el rendimiento de los procesos logísticos o de toda la cadena de suministro. Además de los costes de fabricación y comercialización, los costes logísticos representan una gran parte de los costes de un producto. Por ello, toda empresa está interesada en mantener los costes logísticos lo más bajos posible. Para comprobarlo, se utilizan indicadores clave de rendimiento de las áreas de compras, almacenamiento, entrega, logística y transporte.  

En este proceso, el rendimiento logístico suele medirse mediante cuatro tipos de objetivos: Tiempo, Coste, Productividad y Calidad del Servicio. Si alguna de estas métricas está fuera de control, es imperativo intervenir rápidamente para salvar a la empresa de un daño mayor. Los indicadores clave de rendimiento de la cadena de suministro y la logística en las empresas suelen visualizarse y controlarse en tiempo real a través de soluciones informáticas. 

Además de las funciones mencionadas, los KPIs también pueden utilizarse para optimizar aún más los procesos. Con la ayuda de los KPIs se puede observar un proceso a lo largo del tiempo y con ello documentar y comparar los datos correspondientes. Los indicadores clave de rendimiento también se utilizan para tomar decisiones estratégicas de la empresa. Constituyen la base de los análisis de inversión, las determinaciones del retorno de la inversión, las evaluaciones de riesgo y las decisiones de coste-beneficio. En logística, el objetivo general es conseguir una capacidad de entrega rápida y rentable, una alta calidad en el procesamiento logístico, la minimización del compromiso de capital (reducción de costes) mediante una disponibilidad más rápida de las mercancías y la reducción de los inventarios. Esto puede requerir decisiones sobre la ubicación, el grado de automatización, etc., que conllevan elevadas sumas de inversión. 

También en la operativa diaria, los KPIs ofrecen la posibilidad de controlar el rendimiento actual de la empresa en el día a día y de dar indicaciones sobre si se pueden alcanzar los objetivos diarios. Algunos ejemplos son los cambios en las condiciones generales (más pedidos, problemas técnicos, etc.) o también los empleados que están enfermos o los cambios en las necesidades de personal. 

Las preguntas que se hacen todas las empresas son: ¿Cuál es la relación entre los costes de transporte y el volumen de negocio alcanzado? ¿Cuál es la fiabilidad de las entregas? ¿Cuál es el grado de utilización de la flota? En este caso, por supuesto, la costosa "última milla" es especialmente decisiva debido a su complejidad. 

Solo si los costes de transporte son razonablemente favorables en relación con el volumen de negocio y se mantiene un "buen" margen, se debería seguir recurriendo al proveedor de servicios. 

Ratio KPI TU = Costes totales de transporte / volumen de negocio 

También debe determinarse la tasa de entregas que llegan a tiempo. 

KPI Fiabilidad de las entregas = número de entregas a tiempo / número total de entregas 

Especialmente para los proveedores de servicios de transporte, es importante saber cuánta capacidad de transporte requiere un pedido en relación con la capacidad total disponible. 

KPI Utilización de la flota = capacidad utilizada / capacidad total [m3 o kg]. 

Los ratios relevantes en el ámbito de los almacenes y la logística pueden dividirse en cuatro grupos. Los ratios financieros se utilizan para controlar los costes de explotación del almacén. Por ejemplo, son importantes los costes de almacenamiento en relación con el número de productos en el almacén en un periodo determinado. 

Ratio KPI Costes de almacenamiento = Costes totales de almacenamiento / capacidad nominal x índice de ocupación 

El índice de rotación de las existencias indica la frecuencia con la que se renuevan las existencias en un periodo de tiempo. Una baja rotación del inventario indica un exceso de existencias. 

Ratio de rotación del inventario = coste de las mercancías vendidas / inventario medio a precio de coste. 

Los ratios de productividad describen la eficiencia de los procesos. 

KPI Eficiencia de los equipos de manutención = Productividad de los equipos de manutención / Número de unidades de almacenamiento manipuladas 

Los ratios relacionados con el tiempo deben comprobar el manejo del tiempo de los recursos. El tiempo es dinero, especialmente en el almacenamiento. 

Ratio KPI cumplimiento de horarios = número de entradas de mercancías a tiempo / número total de entradas de mercancías 

Por último, pero no menos importante, también hay indicadores clave de rendimiento para medir la calidad. Se utilizan para controlar el nivel de servicio de una empresa para sus clientes. 

Ratio KPI pedidos defectuosos = pedidos defectuosos / número total de pedidos 

La tasa de cumplimiento del proveedor da una indicación de la eficacia del proveedor y del retraso con el que los productos comprados llegan al almacén. Con la mejora de la tasa de cumplimiento, se pueden minimizar los riesgos de precio y entrega. 

KPI Tasa de cumplimiento del proveedor = pedidos recibidos con retraso / número total de pedidos recibidos x 100 

El plazo de entrega de un pedido indica el tiempo necesario para todo el proceso de un pedido hasta el transporte, la recepción y la inspección de la mercancía. 

Ratio KPI Plazo de entrega de un pedido = fecha de recepción del pedido - fecha de entrega 

En Compras, por ejemplo, existe el Indicador Clave de Rendimiento para las entregas recibidas fallidas. Este Indicador Clave de Desempeño se utiliza para determinar el porcentaje de pedidos fallidos debido al incumplimiento de la calidad del servicio o del producto. 

KPI Entregas fallidas = total de pedidos rechazados / total de pedidos recibidos x 100 

Debido a la creciente digitalización de la cadena de suministro en el contexto de la Industria 4.0 y la Logística 4.0, se ha vuelto mucho más fácil obtener información y datos relevantes, analizarlos y tomar las medidas adecuadas para mejorar. Los principales motivos para la recopilación de datos son: 

• la optimización de la cadena de suministro,  

• la reducción de los costes logísticos  

• y la mejora de la satisfacción del cliente.  

En la actualidad existe un software para cada área de la cadena de suministro que permite determinar los parámetros de rendimiento adecuados. En el área del almacén, el sistema de gestión de almacenes (SGA) desempeña un papel crucial en el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento. Proporciona información en tiempo real sobre el inventario en el almacén, de dónde procede, dónde se encuentra exactamente y qué movimientos se están produciendo. Algunos subprocesos, como el de la preparación de pedidos, se supervisan y analizan. El rendimiento, es decir, la velocidad y la precisión de los procesos de picking, se comprueba en función de las tareas específicas y de los tiempos de picking asignados. El SGA también puede determinar el rendimiento de los empleados mediante tareas y objetivos asignados. Algunos SGA ofrecen la posibilidad de analizar y evaluar toda la cadena de suministro. Un módulo correspondiente proporciona indicadores clave de rendimiento de los procesos logísticos conectados. 

A veces, los llamados puestos de control se conectan al sistema ERP o al SGA para recibir datos e información y mostrar visualmente las situaciones, estados y procesos actuales. En los cuadros de mando y en las evaluaciones en tiempo real se muestra en qué área se producen actualmente cuellos de botella y dónde no se pueden cumplir los objetivos. De ello pueden derivarse directamente medidas para los empleados. 

Como especialista en tecnología de almacenes, BITO ayuda a aumentar la eficiencia de los procesos de almacén, a reducir los tiempos de rotación y los costes operativos y logísticos, y a mejorar la calidad del servicio. Junto con el cliente, se desarrollan conceptos para el sistema de almacenamiento y preparación de pedidos adecuado para maximizar el rendimiento del almacén y la logística respectivos. 

Literatura:

KPIs Logística - ¿Cuáles son los ratios más importantes en logística?, Freighfinders, Berlín, Link 

Indicadores Clave de Rendimiento en Logística (KPIs) Herramientas para un Control Logístico Eficiente, IGZ Blog, Falkenberg, Link 

Kutzsch Kathrin, Ratios importantes en logística Estos KPIs que debe conocer, agosto de 2020, Salt Solutions, Link 

Los mejores ratios y KPIs de la logística de un vistazo, Datapine, Berlín, Link